8 złotych zasad tworzenia kultury feedbacku

1. Zatrudniaj pracowników, którzy są otwarci na feedback

Kultura to ludzie, więc ważne jest, aby sprawdzać nowych pracowników pod kątem otwartości na kulturę, w której feedback jest powszechnie stosowany. Szukaj pracowników, którzy bez przerwy chcą się rozwijać, uczyć. To właśnie takie osoby mają tak zwane „nastawienie na rozwój”. Pracownicy, którzy reagują bardziej pozytywnie na kulturę feedbacku, sami będą dążyć do zdobywania wiedzy i możliwości rozwoju.

2. Naucz swoich pracowników przekazywać feedback w odpowiedni sposób

Nie możesz po prostu wrzucić swoich pracowników na linię frontu. Nie tak tworzy się kulturę feedbacku. Przekazywanie informacji zwrotnych nie należy do naszych wrodzonych talentów. Jest to raczej umiejętność, którą należy pielęgnować. Nikt nie rodzi się z wiedzą o tym, jak należy prawidłowo przekazywać feedback. Niewłaściwy feedback może okazać się demotywujący i zniechęcający, a przede wszystkim może powodować frustrację pracowników. Istotnym krokiem będzie inwestowanie w szkolenia, aby zapewnić pracownikom odpowiednie narzędzia przekazywania konstruktywnego i pomocnego feedbacku. Przygotuj swoich pracowników na sukces. Ważne jest też, aby pamiętać, że chociaż Twoi pracownicy mogą być otwarci na feedback podczas szkolenia, to samą ideę przekazywania informacji zwrotnych należy również wdrożyć do codziennej kultury organizacyjnej.

3. Stwórz „bezpieczne miejsca” dla feedbacku

W tym celu należy zapewnić pracownikom możliwość poznania się. Lepsze poznanie współpracownika na poziomie indywidualnym może pomóc zrozumieć odpowiedni sposób przekazywania feedbacku. Pozwoli to również zbudować poczucie zaufania i zrozumienia między pracownikami, co z kolei będzie sprzyjało pozytywnym spotkaniom.

4. Pozwól swoim pracownikom mówić: „Nie teraz”

Informacji zwrotnych nie należy przekazywać na siłę pracownikom, którzy na nie reagują. Czasami możemy usłyszeć krytykę w nieodpowiednim momencie, nawet jeśli jest to coś, co musi zostać powiedziane. Daj swoim pracownikom możliwość powiedzenia „Nie w tej chwili, proszę” i tego się trzymaj. Będą bardziej otwarci na krytykę, jeśli będziesz z nimi rozmawiać i gdy będą mieli poczucie, że szanujesz wyznaczone przez nich granice. Ważne jest, aby Twoi pracownicy potrafili tworzyć kulturę feedbacku tak samo jak ty, co również wiąże się z wyznaczeniem granic.

5. Przekazuj więcej pozytywnego feedbacku niż negatywnej krytyki

Słowo „feedback” często kojarzy się z negatywną oceną. Chociaż jest to nieodzowny element kultury feedbacku, zdecydowanie częściej powinieneś chwalić swoich pracowników, mówiąc im coś pozytywnego. To nie tylko ich zmotywuje, ale też pozwoli bardziej otworzyć się na słowa krytyki, bo będą wiedzieć, że potrafisz też dostrzec dobrze wykonaną pracę.

Badania pokazują, że w najbardziej pozytywnych długotrwałych relacjach stosunek pozytywnych interakcji do negatywnych wynosi pięć do jednego. To dobra zasada, której należy się trzymać, gdy mamy styczność z informacjami zwrotnymi i je przekazujemy.

6. Nie łącz feedbacku z wynagrodzeniem

Jest to jedna z najważniejszych zasad, jakich należy się trzymać, tworząc kulturę feedbacku. W wielu firmach pracownicy wręcz boją się feedbacku, ponieważ często, przybierając formę rocznej oceny, wiąże się on z ich wynagrodzeniem. Feedback należy bezwzględnie oddzielić od wynagrodzenia, w przeciwnym razie istnieje duże prawdopodobieństwo, że pracownicy będą niechętnie podchodzić do samej idei feedbacku. Nikt nie chce słyszeć słów krytyki na temat swojej pracy, wiedząc, że będzie to miało wpływ na ich podwyżkę. Feedback należy przekazywać wyłącznie w konstruktywnym i wspierającym otoczeniu, nastawionym na doskonalenie umiejętności pracowników i tworzenie możliwości osiągania celów zawodowych.

7. Żyj według tego, czego uczysz innych

Aby móc stworzyć prawdziwą kulturę feedbacku, nie możesz być zwolniony ze stosowania się do zasad. Jako manager też musisz prosić o feedback. Kluczowe znaczenie ma jednak to, abyś później umiał pokazać, że jesteś w stanie podjąć kroki w celu wprowadzenia sugerowany zmian. Ważne jest, aby pokazać, że liczysz się z opiniami Twoich pracowników. Wtedy z szacunkiem przyjmą feedback od Ciebie.

8. Różnicuj rodzaje feedbacku

Nie każdy feedback jest odpowiedni w każdej sytuacji. W celu stworzenia kultury feedbacku zachęcaj do stosowania i sam stosuj różne formy i metody przekazywania feedbacku. Ocena roczna to klasyczny przykład, jednak istnieją również inne, np. feedback 360^o (lub jego odmiany), feedback bezpośredni, informacje zwrotne przekazywane podczas spotkania lub poprzez narzędzie zarządzania efektywnością pracy, takie jak emplo.

Nauka tworzenia kultury feedbacku to proces.

I wcale nie musi on pójść gładko, jeśli będziesz próbował zmienić obecnie panującą kulturę organizacyjną w Twojej organizacji. Dlatego przedstawiamy kilka wskazówek, które pomogą przejść przez ten proces bez większych problemów.

Feedback to nic strasznego. Nie powinien budzić lęku. Często zyskuje on miano czegoś bardzo poważnego; czegoś, co odbywa się za zamkniętymi drzwiami. Prawda jest taka, że przekazywanie informacji zwrotnych może odbywać się zupełnie swobodnie. Feedback może nawet być komentarzem rzuconym w pokoju socjalnym, jeśli firma posiada już wystarczająco rozwiniętą kulturę feedbacku.

Feedback możesz przekazywać gdziekolwiek. Zgodnie z tym założeniem możesz wyrobić nawyk przekazywania feedbacku w dowolnym miejscu. Wcale nie wymaga to spotkania wpisanego w kalendarz.

Zauważaj i nagradzaj wysiłki, nie tylko wyniki. Należy całościowo zwracać uwagę na działania pracowników, a nie tylko dostrzegać wyniki. Zdarza się, że pracownicy nie mają na nie wpływu. Jeśli widzisz, że naprawdę ciężko pracują, aby osiągnąć postawione przed nimi cele, doceń to i pochwal ich za to.

Miej na uwadze stany emocjonalne swoich pracowników. Czasem moment, w którym chcesz przekazać feedback, może być nieodpowiedni. Nie oznacza to oczywiście, że jeśli pracownik ma gorszy dzień, to nie powinieneś z nim w ogóle na dany temat rozmawiać. Wystarczy dać mu trochę przestrzeni i czasu, aby mógł się uspokoić.

Nauka tworzenia kultury feedbacku może wydawać się zniechęcająca, ale odpowiednia wiedza i prawidłowe podejście pomogą Ci przejść przez ten proces. Gdy uda Ci się już ustanowić silną kulturę feedbacku, najprawdopodobniej zaskoczy Cię ogromna zmiana, jaka zajdzie w zachowaniu Twoich pracowników. Będą bardziej zaangażowani, zadowoleni i gotowi zmierzyć się z nowymi wyzwaniami, ponieważ będą przebywać w środowisku, w którym mogą uzyskać wsparcie.