Procesy firmowe w wersji online – czy to ma sens?
Aplikacje i platformy online od lat wykorzystujemy do rozmów ze znajomymi, zakupów, składania deklaracji podatkowych. Kilka kliknięć ułatwia nam życie – tak wygląda cyfrowa rzeczywistość. Tymczasem przekraczając próg niejednego biura, wracamy do przeszłości. Toniemy w powodzi maili i tracimy czas na poszukiwanie informacji rozsianych po całej organizacji. Drukujemy stosy dokumentów i biegamy po biurze, szukając osoby, która zaakceptuje nasz wniosek.
Dlaczego niektóre firmy wciąż boją się iść z duchem czasu i godzą się na komunikacyjno-administracyjny chaos? Jak je przekonać, że procesy firmowe w wersji online mają sens?
Hamulcem postępu często są przyzwyczajenia. Zarządzający firmami mogą nie widzieć sensu we wdrażaniu nowoczesnych rozwiązań, skoro obecne funkcjonują od lat. Firmowe komunikatory, bazy dokumentów w wersji online, elektroniczne wnioski? Po co inwestować w narzędzia do komunikacji i zarządzania wewnętrznymi procesami, jeśli wiąże się to jedynie z kosztami i nie przynosi mierzalnych korzyści… Czy aby na pewno?
95% szybszy proces złożenia wniosku urlopowego
Obieg wniosków urlopowych w jednej z firm przez długi czas był obsługiwany w wersji papierowej. Przed przekazaniem wniosku do kadr pracownik musiał otrzymać akceptację dokumentu od 2 osób (brygadzisty i kierownika produkcji). Średnio cały proces zajmował ok. 20 minut:
- pracownik drukował i wypełniał odpowiedni wniosek,
- zbierał podpisy od przełożonych,
- dostarczał wniosek do kadr.
Długa procedura sprawiała, że pracownik zamiast wywiązywać się ze swoich obowiązków, tracił czas na formalności administracyjne. Firma postanowiła sprawdzić, czy przeniesienie wniosków do platformy online pomoże usprawnić obieg wniosków.
Obecnie pracownik, który chce udać się na urlop, wypełnia odpowiedni wniosek na komputerze z dostępem do Internetu lub poprzez aplikację mobilną – zajmuje mu to ok. 1 minutę. Wniosek jest automatycznie przesyłany do osób odpowiedzialnych za jego akceptację, następnie trafia do kadr. Pracownik otrzymuje w systemie powiadomienie o akceptacji wniosku. Może też samodzielnie sprawdzić, ile pozostało mu dni urlopowych do wykorzystania.
Czy przeniesienie wniosków urlopowych do wersji online się opłaca?
Wyliczenia dla firmy zatrudniającej 1000 osób
Przyjmijmy, że każdy pracownik składa 2 wnioski urlopowe rocznie – dzięki platformie online oszczędza 38 minut w skali roku. Łącznie 1000 osób oszczędza 38 000 minut rocznie = 633 godziny.
633 zaoszczędzone godziny x 31 zł brutto* za godzinę pracy = 19 623 zł rocznych oszczędności
*Średnie wynagrodzenie na poziomie średniej krajowej 4 973,73 zł butto miesięcznie / 160 godzin pracy w miesiącu = 31 zł brutto za godzinę
Do emplo możesz przenieść zarówno obieg wniosków urlopowych, jak i dowolnych wniosków firmowych. Dowiedz się więcej.
97% zwrotności formularzy oceny okresowej
Jedna z polskich firm consultingowych przeprowadzała ocenę okresową dla konsultantów w wersji papierowej. Dział HR przekazywał odpowiednie formularze składające się często z kilku różnych arkuszy wybranym osobom. Monitorowanie zwrotności formularzy było trudne, konieczne było wielokrotne przypominanie pracownikom o wypełnieniu dokumentów.
Firma postanowiła przenieść oceny okresowe do wewnętrznej platformy internetowej. Obecnie cały proces odbywa się w wersji elektronicznej. Wybrani pracownicy dostają w systemie zaproszenie do oceny, otrzymują automatyczne przypomnienia zachęcające do wypełnienia arkuszy. Ponieważ pracownicy korzystają z platformy na co dzień, mogą uzupełniać formularz etapami, zapisując kolejne dane.
Pierwsza ocena okresowa przeprowadzona w wersji online zakończyła się 97% zwrotnością elektronicznych arkuszy.
83% krótszy proces organizacji podróży służbowych
Co miesiąc z grona blisko 90 pracowników podróż służbową odbywa ok. 50 osób. Do niedawna zorganizowanie delegacji wymagało wymiany średnio 6 maili pomiędzy podróżującą osobą a pracownikiem recepcji, który pomagał w rezerwacji przejazdów i hoteli. Szczegóły dotyczące podróży często były omawiane razem z innymi tematami, ustalenia ginęły w skrzynkach pocztowych, organizacja delegacji bardzo się przedłużała.
Firma uporządkowała wewnętrzne procedury, przenosząc je do platformy online. Obecnie każdy pracownik przed podróżą służbową wysyła w systemie jeden wniosek, w którym wpisuje wszystkie niezbędne informacje potrzebne do rezerwacji, m.in. datę i godzinę podróży, wybrany środek transportu i hotel, podaje koszty delegacji. Wniosek trafia do akceptacji przełożonego, następnie jest przesyłany do recepcji, która otrzymuje jednorazowo wszystkie potrzebne informacje.
Czy organizowanie podróży służbowych za pomocą platformy online się opłaca?
Wyliczenia dla firmy, w której miesięcznie delegacje odbywa 50 osób
Przyjmijmy, że napisanie maila lub rozmowa telefoniczna zajmują średnio 3 minuty.
Zorganizowanie podróży wymaga łącznie 6 rozmów i wymiany maili = łącznie 18 minut.
Złożenie wniosku w wersji online zajmuje 1 minutę, co pozwala zaoszczędzić 17 minut.
17 minut x 50 osób podróżujących miesięcznie = 850 minut (14 godzin)
14 zaoszczędzonych godzin x 31 zł brutto* x 12 miesięcy = 5 208 rocznych oszczędności
*Średnie wynagrodzenie na poziomie średniej krajowej 4 973,73 zł butto miesięcznie / 160 godzin pracy w miesiącu = 31 zł brutto za godzinę
Jak widać – wdrożenie w firmie narzędzi online przynosi wymierne korzyści. Odpowiednia platforma internetowa jest w stanie obsłużyć wiele wewnętrznych procedur, usprawnia komunikację na wszystkich szczeblach organizacji.
Dzięki nowoczesnym rozwiązaniom możemy w jednym bezpiecznym miejscu
- obsługiwać obieg firmowych wniosków,
- gromadzić firmowe dokumenty i materiały niezbędne w codziennej pracy,
- prowadzić firmową komunikację góra–dół,
- tworzyć grupy dyskusyjne poświęcone wybranym tematom, np. konkretnym projektom, pracy zespołu, zainteresowaniom,
- zarządzać efektywnością pracowników dzięki ocenom kompetencji i ocenom pracy.
Być może takie rozwiązania niektórym organizacjom wciąż wydają się czymś zbytecznym. Doskonale jednak wiemy, że na rynku pracy pojawia się coraz więcej młodych pracowników, dla których cyfrowa rzeczywistość jest czymś naturalnym – to właśnie w niej wzrastali. Osoby te są przyzwyczajone do posiadania wszystkich niezbędnych informacji w zasięgu swojego smartphone’a, za pomocą którego zarządzają codziennymi sprawami.
Praca w miejscu, które nie chce podążać za technologicznym rozwojem i naturalnymi potrzebami pracowników może ich frustrować i uniemożliwiać efektywne wykonywanie zadań. (Tak było w przypadku firmy Antal, która zdecydowała się wdrożyć platformę emplo).
W konsekwencji firmy, które zatrzymały się na etapie drukowanych wniosków, za jakiś czas mogą być dla młodych pracowników mało atrakcyjnym miejscem pracy.
Chcesz, żeby Twoja firma była postrzegana jako nowoczesne miejsce pracy, aby zwiększyć jej przewagę rynkową? Chcesz usprawnić wybrane procesy, aby lepiej realizować cele biznesowe? Szukasz oszczędnych rozwiązań?
Sprawdź platformę emplo
Dominika Bareja-Muzyczuk
Specjalista ds. content marketingu