Jak długo trwa uruchomienie platformy do komunikacji w firmie?

Techniczne uruchomienie platformy stworzonej w technologii SaaS (funkcjonującej w tzw. chmurze) jest szybkie. Takiej platformy firma nie musi instalować na swoich serwerach. Na przykład aby włączyć w firmie emplo, wystarczy przesłać do opiekuna klienta określone dane firmy, które w ciągu kilku dni jesteśmy w  stanie wgrać do systemu. Dodatkowe kilka godzin w zupełności wystarczy do tego, by zdefiniować podstawowe uprawnienia użytkowników i wybrać ustawienia platformy.

Dużo ważniejszym etapem wdrożenia jest jednak dostosowanie platformy do celów biznesowych i komunikacyjnych firmy oraz przygotowanie jej na przyjęcie wszystkich pracowników. Dlatego więc w procesie warto uwzględnić kilka kroków, m.in.:

• wewnętrzne konsultacje z kadrą zarządzającą i menedżerami – aby narzędzie było dobrze przyjęte w firmie, musisz pokazać pracownikom najwyższego szczebla, jakie korzyści mogą czerpać ze zmiany (np. większa kontrola nad bieżącymi projektami, automatyzacja zadań administracyjnych, oszczędność wydatków przeznaczanych m.in. na wewnętrzne materiały drukowane) – dzięki temu zostaną naturalnymi ambasadorami platformy wśród pozostałych pracowników; managerowie z łatwością wskażą główne potrzeby w obszarze komunikacji, obiegu informacji, a także „wąskich gardeł”, których odblokowanie przyniesie najbardziej spektakularne efekty;
• dostosowanie narzędzia do firmowych procesów oraz kultury organizacji – przed uruchomieniem platformy warto przygotować ją na przyjęcie wszystkich pracowników. Dużo łatwiej będzie im „dołączyć” do pełnego życia narzędzia społecznościowego, niż wejść do zupełnie pustej platformy i samodzielnie szukać zastosowań. emplo rekomenduje wcześniejsze wypełnienie platformy ciekawą dla danej organizacji treścią, przeniesienie obiegu procesów akceptacyjnych czy uzupełnienie bazy wiedzy przydatnymi na co dzień dokumentami;
• przeprowadzenie kampanii promocyjnej – wdrożenie narzędzia nie będzie skuteczne, jeśli odpowiednio wcześnie nie poinformujesz pracowników o tym, dlaczego zamierzacie wprowadzić nowe rozwiązanie i co ta zmiana dla nich oznacza;
• zaplanowanie działań adaptacyjnych zgodnie z celami biznesowymi, które ma wspierać platforma – już na etapie wdrożenia warto sprecyzować cele, które mają zostać osiągnięte przy wsparciu platformy, oraz metody, które zbudują nawyk korzystania z nowego narzędzia u większości pracowników.

Średni czas wdrożenia emplo w firmie, która w procesie uwzględnia wszystkie niezbędne etapy, wynosi 90 dni.

Pamiętaj: nie decyduj się na wdrożenie narzędzia jedynie ze względu na szybkość jego technicznego uruchomienia. Zanim wybierzesz odpowiednią platformę, zapytaj, w jakim stopniu jest ona elastyczna i gotowa do dostosowania do Waszych firmowych procesów.

Dowiedz się też, jaki zakres wsparcia podczas wdrożenia oferuje Ci dostawca – od tego w dużej mierze zależy, jak sprawnie ono przebiegnie. Dział wsparcia emplo proponuje gotowy schemat wdrożenia wraz z materiałami do swobodnego wykorzystania na każdym etapie. Przez cały czas przygotowań oraz późniejszego użytkowania platformy wspiera prowadzącego projekt po stronie Twojej firmy. Prowadzi szkolenia produktowe, dostarcza informacji o możliwościach wykorzystania emplo, a także pokazuje najciekawsze przykłady zastosowania platformy.