Ocena 360 samodzielnie czy z dostawcą?

Chce by ten proces był szybki, sprawny i samoobsługowy. A ponadto, by rozpoczynał się w stałych, określonych momentach w roku, umożliwiał ocenę kompetencji, które obowiązują w firmie i które pracownicy dobrze znają. Ważnym aspektem procesu, o którym pamięta Urszula są spotkania feedbackowe, służące zaplanowaniu rozwoju.

Samodzielnie?

Obecnie na rynku funkcjonują już wyspecjalizowane, nowoczesne platformy umożliwiające zarządzanie wieloma procesami HR-owymi, w tym oceną 360 stopni. Jeśli w firmie Urszuli ten proces ma się wpisywać w szerszy kontekst (planowanie rozwoju, szkolenia), warto, by system wspierał równoległe zarządzanie tymi różnorodnymi działaniami.

Urszula oczekuje, aby narzędzie było samoobsługowe i zarazem elastyczne – to jest szczególnie istotne z perspektywy administratora procesu, którym zazwyczaj jest Dział Personalny. Powinna więc poszukiwać rozwiązań, które z jednej strony oszczędzą jej czas, będą miały szereg wbudowanych automatycznych funkcji i szablonów, ale i zagwarantują poufność zbieranych danych (warto więc np. sprawdzić, czy raporty które oferuje system nie wymagają dostępu lub obróbki danych surowych).

Urszula powinna rozważyć jaki jest poziom otwartości w firmie na to, że proces 360 stopni będzie prowadzony wewnętrznie. Nie w każdej organizacji ten pomysł się sprawdzi. Nie zda on egzaminu tam, gdzie ludzie boją się, że informacje, których udzielą dostaną się w niepowołane ręce i zostaną wykorzystane do innych celów niż te, które są komunikowane oficjalnie. Warto zatem zbadać grunt, czy pracownicy są chętni do pomysłu udzielania sobie feedbacku, czy mają zaufanie do jego organizatorów i administratorów danych, czy raczej reagują w tej sprawie niepokojem? Podobnie sprawa wygląda w odniesieniu do spotkań feedbackowych – tutaj warto postawić sobie pytanie kim będą osoby udzielające informacji zwrotne – czy powinni to być pracownicy firmy (np. odpowiednio przygotowani do tej roli menedżerowie osób ocenianych), czy też osoby zaproszone z zewnątrz – specjaliści od planowania pracy rozwojowej.

Kalina pracuje w Dziale Personalnym dużej fabryki z branży FMCG. W jej firmie również rozważana jest Ocena 360 stopni. Kierownictwo chce, by proces dotyczył szefów linii produkcyjnych – ostatnio w firmie krążą pogłoski, że zespoły produkcyjne przeżywają kryzys – kilka z nich, ma problemy, by porozumieć się i efektywnie współpracować ze swoimi kierownikami. Proces ma posłużyć zebraniu informacji zwrotnych o pracy kierowników od ich otoczenia zawodowego i w efekcie zaplanowaniu dalszych kroków zaradczo – rozwojowych. Istotnym elementem będą z pewnością spotkania poświęcone informacji zwrotnej – firmie zależy, by szefowie linii produkcyjnych, korzystając ze wsparcia, aktywnie uczestniczyli w procesie diagnozy i zmiany. Pracownicy na produkcji nie posiadają służbowych komputerów i adresów e-mail. Atmosfera w zespole jest pełna nieufności i wzajemnych pretensji.

A może z firmą zewnętrzną?

W sytuacji firmy Kaliny warto pomyśleć o wyborze dostawcy z zewnątrz: mamy tu do czynienia z projektem jednorazowym (więc nieuzasadnione wydaje się inwestowanie w rozbudowane systemy do prowadzenia tego typu projektów), pracownicy nie mają dostępu do komputerów, ani skrzynek mailowych – projekt będzie trzeba przeprowadzić za pomocą tradycyjnych, papierowych kwestionariuszy, ewentualnie rozważyć udostępnienie w fabryce kilku info-kiosków z dostępem do sieci. W tej sytuacji wydaje się, że zewnętrzny dostawca lepiej poradzi sobie z logistycznym i organizacyjnym wyzwaniem jakie niesie tego typu projekt. Ważny jest również kontekst całego badania – w zespole jest konflikt a pracownicy nastawieni są nieufnie – zewnętrzny dostawca może być gwarantem poufności zbieranych danych oraz obiektywizmu. W opisywanej sytuacji zdecydowanie lepiej zdadzą egzamin spotkania poświęcone informacji zwrotnej prowadzone przez konsultantów zewnętrznych. Być może te same osoby, które będą później wspierać firmę w planowaniu i przechodzeniu przez proces wewnętrznej zmiany w zespole produkcyjnym.

***

Andrzej pracuje w Dziale Administracyjno – Personalnym w firmie handlowej. Profil firmy sprzyja dużej determinacji i nastawieniu pracowników na osiąganie wyników i celów biznesowych. Rodzi to rywalizację i bywa przyczyną konfliktów między zespołami. Jednak ostatnie wyniki badania satysfakcji pracowniczej oraz raport wyników sprzedaży za ubiegły rok pokazały, że aby firma mogła nadal utrzymywać swoją wysoką pozycję rynkową i realizować założone cele potrzebny jest większy efekt synergii osiągany w wyniku współdziałania różnych zespołów. Zarząd podjął decyzję o wdrożeniu szeregu działań budujących kulturę współpracy i otwartości; w tym o rozpoczęciu cyklicznych procesów oceny 360 stopni. Do projektu mają być zaproszeni zewnętrzni konsultanci i trenerzy, którzy nie tylko poprowadzą spotkania poświęcone omówieniu raportów po procesie Oceny 360 stopni, ale również serię warsztatów, szkoleń czy wyjazdów integracyjnych.

Trzecia droga?

W firmie Andrzeja optymalny wydaje się być wybór rozwiązania pośredniego – skorzystanie z wewnętrznej oceny 360, przeprowadzonej za pomocą specjalnie do tego przygotowanej platformy (proces obejmuje całą organizację, ma się odbywać cyklicznie i być częścią szerszego planu działań HR-owych, które system mógłby integrować), a w dalszym kroku – współpraca z zewnętrznym dostawcą, który wsparłby proces od strony szkoleniowo – coachingowej.

Na pytanie „ocena 360 samodzielnie czy z dostawcą?” nie ma jednoznacznej odpowiedzi. Choć dziś przeprowadzenie tego procesu wewnątrz organizacji jest już znacznie prostsze niż było to jeszcze kilka lat temu, nadal istnieją sytuacje, kiedy potrzebne jest wsparcie z zewnątrz.