Ocena okresowa: fakty i mity

Czy ocena okresowa jest potrzebna?

Nie potrzebujemy systemu ocen. Nasi menedżerowie znają dobrze swoich pracowników.

MIT. Czy jesteś pewien, że menedżerowie w twojej organizacji postrzegają swoich pracowników tylko przez pryzmat wykonanej przez nich pracy? Oboje wiemy, że to niemożliwe. W pracy nie rozmawiają tylko o zadaniach. Po pracy być może czasem się spotykają. Często są znajomymi na Facebooku. To dobrze, gdy menedżer i pracownik znają się i starają zbudować głębszą relację.

Jednak ocena pracownika, z którym ma się relację także pozazawodową, jest o wiele trudniejsza. I tu z pomocą przychodzi system ocen okresowych. Ustrukturyzowana rozmowa pozwala skupić się tylko i wyłącznie na życiu w pracy: przywołać fakty, najważniejsze wydarzenia, terminy, spełnione i niespełnione obietnice. Pomoże zaplanować przyszłość. Dzięki temu każdy będzie znał swoje priorytety, a praca stanie się bardziej efektywna.

System ocen w organizacji sprawia, że staje się ona bardziej formalna, ale też i bardziej sprawiedliwa. Daje szansę pracownikom na poprawę swojej pracy, a co za tym idzie na awans lub uniknięcie zwolnienia.

A co daje tobie, pracownikowi HR?

Do tej pory wiedza o pracownikach znajdowała się głównie w rękach menedżerów. Po wdrożeniu systemu będziesz miał szansę poznać organizację lepiej niż do tej pory, dostaniesz do ręki argumenty w rozmowach z menedżerami na temat awansów, podwyżek czy planowanych działań rozwojowych. Twoja praca stanie się łatwiejsza, koniec wróżenia z fusów.

Potrzebujecie, i ty i menedżerowie, oceny pracowniczej. Nawet jeśli doskonale wiecie, jacy są wasi pracownicy. A może właśnie dlatego.

Ocena okresowa zmusza do rozmowy menedżer – pracownik

FAKT. Praca operacyjna i zarządzanie ludźmi to często trudna do połączenia kombinacja. Niestety w organizacjach menedżerowie muszą się z tym zmierzyć. Problem polega na tym, że niewykonaną pracę operacyjną widać od razu, a brak profesjonalnego zarządzania niestety nie. Czas na rozmowy z pracownikami o realizacji zadań to towar deficytowy. Jak pomóc menedżerom w wygospodarowaniu tego czasu?

Pomoże tu system ocen okresowych.

Oczywiście ten czas nie znajdzie się ot tak po prostu. Będzie jednak łatwiej go zaplanować. Jeżeli system w organizacji już działa, to jest to wręcz wymagane. Jeżeli dopiero jest wdrażany, to trzeba na to zwrócić uwagę zarówno zarządowi jak i kadrze menedżerskiej. Okres, podczas którego prowadzone są rozmowy oceniające może być trochę mniej efektywny pod względem realizacji bieżących zadań, ale ten czas zwróci się z nawiązką. Rozmowa jest wielką zaletą systemu ocen okresowych. Nie można jej przełożyć na inny, daleki i nieokreślony termin. Obie strony – zarówno pracownik, jak i menedżer, mają możliwość przygotowania się do rozmowy – nie jest to rozmowa z zaskoczenia dla żadnej ze stron. Być może to jedno spotkanie stanie się katalizatorem zmian. I dzięki niemu pojawią się kolejne, już „pozaregulaminowe”, dobrowolne rozmowy.

Gdy mamy dobry system, nawet kiepski menedżer poradzi sobie z oceną

MIT.  To mit, chociaż system może być pomocny, ze względu na ustrukturyzowany charakter rozmowy. Jej regulamin i dostępny po rozmowie raport podają wiele wskazówek, jak przeprowadzić podobne spotkanie z pracownikiem. Nic jednak nie zatuszuje braku  umiejętności komunikacyjnych rozmówców, a szczególnie menedżera. W takiej sytuacji pomogą szkolenia, zaplanowane na czas wdrożenia. Powinny one dotyczyć zarówno regulaminu SOOP, umiejętności prowadzenia rozmowy oceniającej, jak i udzielania feedbacku. Praktyka czyni mistrza, po kilku cyklach rozmów będzie już o niebo lepiej.

Podczas rozmowy oceniającej należy mówić zarówno o sukcesach jak i porażkach. Należy chwalić, ale też mówić o tym, co poszło nie tak. Wszystko musi być poparte faktami, uargumentowane. Warto zwrócić uwagę menedżerom, by dali dojść do głosu pracownikom. To ma być rozmowa, a nie monolog.

System można poprawiać latami – nigdy nie będzie doskonały

FAKT. Zmiana to najbardziej stała rzecz w biznesie – kto z nas tego nie słyszał?

Pewnie większość i jest to prawda, która dotyczy również systemu ocen okresowych. Organizacja żyje i rozwija się każdego dnia. System zbudowany dla organizacji dzisiaj, nie będzie już idealny jutro.

Pamiętajmy jednak, że systemu nie można zmieniać codziennie. Możemy nad nim pracować co jakiś czas np. raz w roku, lub gdy organizacja przeszła znaczące zmiany (np. restrukturyzację).

Pamiętajmy, że zmiany muszą zostać ogłoszone wszystkim pracownikom! Być może potrzebne będą również nowe szkolenia.

Pozostawienie systemu bez rewitalizacji może skutkować ocenianiem kompetencji, które nie mają już dla organizacji żadnego znaczenia. W takiej sytuacji system będzie martwy, gdyż nikt nie weźmie pod uwagę wyników rozmów oceniających – a na taki scenariusz szkoda czasu i pieniędzy.