Onboarding pracownika - jak zrobić go lepiej? 5 wskazówek.

Onboarding nowego pracownika to proces przez który przechodzi każda firma decydujaca się na podpisanie umowy z jednym z kandydatów. Czym jest i jak robić go lepiej? Przeczytaj artykuł z naszymi wskazówkami.

Co to jest onboarding?

Onboarding pracownika to działania mające na celu szybką adaptację do nowego środowiska pracy, w tym: zespołu, zasad, procesów czy narzędzi jakimi posługuje się firma, ale również i kulturą organizacji. Za onboarding w dużych firmach najczęściej odpowiada dział HR, a w mniejszych często tę funkcję pełni kierownik działu lub po prostu bardziej doświadczony kolega lub koleżanka z zespołu.

Czy onboarding jest ważny?

Tak, zdecydowanie! Jest to proces niezbędny do zachowania zdrowo funkcjonującej organizacji i zmniejszenie retencji w zespole. Pracownik, który nie zostanie wprowadzony w zasady funkcjonowania firmy nigdy nie rozwinie skrzydeł i będzie spowalniać grupę. Ponadto nie będzie dobrze czuł się w zespole i w miejscu pracy. W codziennej pracy wykorzysta maksymalnie 50% swojego potencjału, czyli tak naprawdę pracodawca płaci takiemu pracownikowi pełną pensją za 50% wykonywanej pracy. Czysta kalkulacja – onboarding jest ważny.

Jak powinien przebiegać onboarding?

W każdej firmie onboarding nowego pracownika będzie wyglądać nieco inaczej. Często sama branża czy wielkość firmy definiuje zasady onboardingu. Inaczej będzie wyglądać onboarding w pracy zdalnej, a inaczej w biurze. Są jednak pewne fundamentalne zasady, które zawsze będą się powielać:

przedstawienie wizji, wartości i strategii firmy,
przedstawienie współpracowników,
szkolenie BHP, zapoznanie z regulaminem i zasadami panującymi w firmie,
wprowadzenie w powierzone zadania i narzędzia, którymi będzie posługiwać się pracownik.

5 wskazówek jak zrobić onboarding jeszcze lepiej:
1. Zaplanuj proces. Onboarding zaczyna się jeszcze przed pierwszym dniem nowego pracownika. Zadbaj o to, aby proces wdrażania był przemyślany. Dobry onboarding powinien trwać nawet kilka tygodni, a w tym czasie nowy pracownik powinien ciągle otrzymywać wsparcie od bardziej doświadczonych kolegów i działu HR. W module ‘onboarding’ emplo, jesteś w stanie przygotować indywidualne i grupowe ścieżki szkoleń, a także całe procesy wdrażające pracowników.
2. Korzystaj z narzędzi usprawniających onboarding. Proces onboardingu możesz rozpisać na kartce, albo w excelu. Ale problem zacznie się, gdy Twoja firma zatrudnia w miesiącu od kilku do kilkunastu specjalistów – wówczas, nawet praca w excelu może przyprawić o ból głowy. Zadbaj o to, aby być gotowym na duże wyzwania. Narzędzia usprawniające onboarding nie są zbędnym kosztem, a oszczędnością, bowiem aż ⅓ pracowników podejmuje decyzję o odejściu z pracy w ciągu pierwszych 6 miesięcy, między innymi na skutek źle przeprowadzonego wdrożenia. Zaś koszt rekrutacji nowego pracownika jest zdecydowanie wyższy, niż jego odpowiednie wdrożenie.
3. Nie opowiadaj bajek. Chyba nie ma niczego gorszego niż szef, czy kierownik działu HR opowiadający piękne historie i wizje na pierwszym spotkaniu, które skutecznie budują w wyobraźni pracownika świetlaną przyszłość jego pozycji w firmie, ale też i samego dynamicznego rozwoju firmy. Zadbaj o to, aby onboarding opierał się na faktach i realnych założeniach, bowiem rozczarowanie i poczucie wprowadzenia w błąd skutecznie podcina skrzydła nowym pracownikom. Ten zapał i początkową energię trudno jest potem odzyskać.
4. Zapanuj nad chaosem. Brak odpowiedniego, przemyślanego procesu wdrożenia, ale też i odpowiednich narzędzi będzie powodować poczuciem ogromnego chaosu w głowie nowego pracownika. Jest to jedna z najbardziej niepożądanych sytuacji, bowiem chaos zdecydowanie utrudnia adaptację w nowym miejscu pracy i skutecznie zwiększa szansę na popełnianie błędów podczas wykonywanych zadań. Niewątpliwie uporządkowanie komunikacji pomoże w utrzymaniu higieny pracy i ujednolicenie przepływu informacji. Warto zadbać o komunikację wewnętrzną przy pomocy odpowiednich narzędzi. Grupy dyskusyjne czy firmowy feed rodem z social mediów pozwoli wyeliminować poczucie chaosu na stałe.
5. Zrób ciepłe i szczere powitanie. Procesy procesami, ale za wszystkim i tak stoją ludzie. I nawet jeśli wszystko będziesz mieć ułożone jak w najlepszym planie, to jeśli nowy pracownik podczas onboardingu nie otrzyma ciepłego przywitania i wsparcia od innych współpracowników, to mimo wszystko nie będzie czuć się dobrze w nowym miejscu pracy. Zadbaj o to, aby współpracownicy mieli świadomość swojej roli. Pamiętaj, że to decyzje przełożonych bardzo często wpływają na atmosferę w pracy czy też samą kulturę organizacji. W wielu firmach nie ma kultu pomagania, a pracownicy rywalizują ze sobą. Krótkoterminowo taka strategia może odnosić sukcesy, ale pamiętaj, że biznes to maraton, a nie sprint.
Czy onboarding dotyczy tylko nowych pracowników?
W wielu firmach przyjęło się, że onboarding dotyczy wyłącznie nowych pracowników, ale to nie prawda! Proces ten świetnie sprawdza się również w przypadku zmiany stanowiska, bądź awansu danego pracownika. Nowe zadania, nowe otoczenia i nowe narzędzia – to częsty krajobraz po zmianach i warto dobrze wprowadzić taką osobę w nową rzeczywistość, bo pomimo tego, że może ona być w firmie od lat – wsparcie jest konieczne i pozwoli zwiększyć efektywność jak i samopoczucie cennego pracownika. Systematyczne szkolenia z narzędzi, procesów czy integracja pracowników, to ogromna wartość dla każdej firmy. Traktuj więc onboarding jako proces, nierozłączną część kultury organizacji – przyniesie to wymierne korzyści nie tylko w przyszłości, ale również tu i teraz.

Poznaj proces onboardingu emplo. Zobacz, jak wspólnie możemy wspierać tworzenie kultury organizacji na różnych szczeblach.