W stronę kultury otwartej wymiany informacji – 3 zadania dla Community Managera

Niestety, niezaprzeczalne korzyści związane z usprawnieniem pracy w zespołach nie oznaczają, że wystarczy zainstalować taki intranet 2.0 na komputerach w firmie, aby komunikacja i współpraca same zaczęły hulać. Wdrożenie platformy społecznościowej trzeba przeprowadzać w sposób uporządkowany, a następnie stopniowo, w sposób zbliżony do naturalnego, przekazywać ją pracownikom. Jak Community Manager miałby to zrobić?

Zadanie pierwsze Community Managera: prognoza użyteczności narzędzia

W pierwszej kolejności warto zebrać grupę projektową – np. kilku Community Managerów – która znajdzie odpowiedzi na pytania:

• Jak mogą wyglądać typowe „przypadki użycia” (use cases) oraz główne schematy wykorzystania platformy w poszczególnych jednostkach firmy?
• Jakie będą dodatkowe, specyficzne dla firmy, niemierzalne korzyści z wdrożenia?
• W jaki sposób poszczególne funkcjonalności narzędzia społecznościowego mogą przełożyć się na wynik biznesowy?

To pozwoli rozpoznać, w których obszarach lub jednostkach firmy zmiany mają szanse ujawnić się najprędzej.

Zadanie drugie: rozpoznanie schematów komunikacji

Liderzy jednostek najlepiej znają realizowane w nich procesy; z kolei pracownicy o najbardziej rozbudowanej sieci kontaktów wewnętrznych najlepiej znają specyfikę relacji i współpracy w danej grupie – to z tymi osobami należy w drugim etapie uszczegółowić wypracowane schematy komunikacji, adekwatnie do każdego obszaru. I to właśnie te osoby staną się potem ambasadorami komunikacji dla swojego zakresu zadań w ramach nowej platformy społecznościowej: do nich będzie należało zapraszanie kolejnych użytkowników w ramach projektu i rozbudowywanie sieci o inne osoby związane z zespołem czy współpracujące przy wybranym zadaniu.

Zadanie trzecie: przekazanie platformy użytkownikom

Jedną z najważniejszych kwestii w budowaniu firmowej społeczności jest nawiązanie i utrzymanie powiązań między członkami zespołów i zespołami. Community Manager może się wydatnie do tego przyczynić, pełniąc rolę swoistego „katalizatora” i koordynatora komunikacji. To on nadaje ogólny kierunek rozbudowywania sieci, pamiętając przy tym jednak, jaki jest cel dla danej społeczności (np. projektowej) oraz kto jest jej faktycznym liderem.

Działania Community Managera to coś więcej niż tylko zachęcanie do korzystania z nowego narzędzia komunikacji. Jego praca przekłada się w istocie na kulturę otwartej wymiany informacji i współpracy ponad „silosami” działów i wspiera innowacyjność. Pomagając użytkownikom w pełni wykorzystać potencjał firmowej społeczności, wpływa na wyniki ich pracy i wzrost oszczędności. A na koniec, dzięki funkcjonalnościom nowego narzędzia, może skupiać grupy pracowników wokół hobby lub idei nie związanej z pracą, pokazując w ten sposób „ludzką twarz” organizacji. Okazuje się więc, że Community Manager to kluczowa – żeby nie powiedzieć „strategiczna” – rola w firmie.