Zacznijmy od najważniejszych definicji: Kim jest sygnalista wg ustawy?

Sygnalista to osoba fizyczna, która zgłasza lub publicznie ujawnia informacje o naruszeniach prawa, uzyskane w kontekście związanym z pracą. Definicja ta obejmuje szeroki krąg osób, w tym pracowników, przedsiębiorców, akcjonariuszy, wolontariuszy, stażystów, a nawet osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych.

Ustawa o ochronie sygnalistów wprowadza również pojęcie “działań odwetowych”, które obejmują wszelkie niekorzystne działania, jakie mogą być podjęte wobec sygnalisty w związku z dokonanym zgłoszeniem. Działania te mogą przybierać różne formy, od zwolnienia z pracy, poprzez odmowę awansu, aż po mobbing. Przepisy wyraźnie zakazują takich praktyk, a sygnalistom przysługuje ochrona przed tego typu działaniami.

Ustawa o sygnalistach – jakie obowiązki ma firma?

Jednym z najważniejszych obowiązków nałożonych na firmy przez ustawę o ochronie sygnalistów jest konieczność ustanowienia wewnętrznych procedur zgłaszania naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych. Dotyczy to wszystkich podmiotów, które zatrudniają co najmniej 50 pracowników. Te procedury muszą być zgodne z wymogami określonymi w ustawie i powinny obejmować:

1. Wewnętrzne kanały zgłoszeń: Firmy muszą zapewnić możliwość zgłaszania naruszeń prawa zarówno ustnie, jak i pisemnie. Ustawa przewiduje również możliwość dokonywania zgłoszeń anonimowych, co może zwiększyć poczucie bezpieczeństwa sygnalistów.
2. Ochrona tożsamości sygnalisty: Procedury muszą gwarantować, że dane osobowe sygnalistów oraz wszelkie informacje mogące pozwolić na ich identyfikację będą chronione i nie zostaną ujawnione bez zgody sygnalisty.
3. Działania następcze: Pracodawcy są zobowiązani do podjęcia działań mających na celu zweryfikowanie zgłoszonych naruszeń oraz przeciwdziałanie im. Sygnalistom przysługuje również prawo do uzyskania informacji zwrotnej na temat podjętych działań w określonym terminie.
4. Rejestr zgłoszeń: Firmy muszą prowadzić rejestr wszystkich zgłoszeń wewnętrznych, który zawiera informacje o przedmiocie naruszenia, danych sygnalisty oraz podjętych działaniach.

Firmy, które nie spełnią tych obowiązków, mogą spotkać się z konsekwencjami prawnymi, w tym z sankcjami finansowymi. Dodatkowo, nałożenie obowiązków dotyczących ochrony sygnalistów na pracodawców jest bezpośrednią odpowiedzią na wymogi dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937, którą niniejsza ustawa implementuje na gruncie polskiego prawa.

Co się zmieni od 25 września 2024 r.?

Od 25 września 2024 r. zacznie obowiązywać szereg przepisów ustawy, które wprowadzają nowe standardy ochrony sygnalistów i obowiązki dla pracodawców. Jest to kluczowy moment, ponieważ to wtedy wchodzą w życie najważniejsze przepisy ustawy, nakładające na firmy obowiązek ustanowienia wewnętrznych procedur zgłaszania naruszeń prawa.

W praktyce oznacza to konieczność przeprowadzenia szkoleń dla pracowników, przygotowania odpowiednich regulaminów oraz ustanowienia dedykowanych kanałów komunikacji do przyjmowania zgłoszeń.

Moduł sygnalistów na platformie EMPLO to nowoczesne narzędzie, które wspiera firmy w zgodności z nową ustawą o ochronie sygnalistów. Umożliwia łatwe i bezpieczne zgłaszanie naruszeń prawa. Dzięki temu modułowi organizacje mogą szybko reagować na zgłoszenia, prowadząc wewnętrzne postępowania wyjaśniające i minimalizując ryzyko działań odwetowych. Ponieważ użytkowanie modułu jest proste zarówno dla osób odpowiedzialnych za analizę zgłoszeń, jak i dla samych sygnalistów, wdrożenie procedur i przeszkolenie pracowników zajmuje minimalną ilość czasu.

Nowe przepisy dotyczące ochrony sygnalistów są kluczowe dla zapewnienia transparentności i uczciwości w działaniu organizacji. Poprzez wprowadzenie jasno określonych procedur zgłaszania naruszeń, firmy mogą nie tylko chronić swoich pracowników, ale także budować kulturę organizacyjną opartą na zasadach etyki i odpowiedzialności.

Dla sygnalistów ustawa o ochronie sygnalistów z 2024 r. jest gwarancją, że ich głos zostanie wysłuchany, a oni sami będą chronieni przed represjami. Ochrona sygnalistów jest nie tylko wymogiem prawnym, ale także ważnym elementem zarządzania ryzykiem w każdej organizacji. Wprowadzenie skutecznych procedur wewnętrznych może pomóc w szybkim identyfikowaniu i rozwiązywaniu problemów, zanim staną się one poważnymi zagrożeniami dla firmy.