Usprawnij pracę recepcji i zwiększ efektywność firmy

Bieżący kontakt z pracownikami

„Prześlij to proszę dyrektorowi sprzedaży”, „Czy Paweł jest jeszcze na urlopie?”, „Czy może mnie pani połączyć z kimś od rekrutacji?”. W ciągu dnia na tego typu pytania i prośby pracownicy recepcji odpowiadają wiele razy. Na szczęście dzięki dostępowi do danych w emplo mogą szybko reagować w takich sytuacjach.

Za pomocą kilku kliknięć pracownicy recepcji odnajdą w emplo profil poszukiwanej osoby – sprawdzą m.in. jej stanowisko, dane kontaktowe, nazwisko przełożonego czy też miejsce, w którym pracuje.

Dzięki podglądowi kalendarzy poszczególnych pracowników recepcja szybko się dowie, czy danego dnia lub w określonych godzinach pracownik jest w biurze, czy np. w delegacji lub na urlopie.

Zamawianie kuriera

Wydawało Ci się, że jeśli przekażesz do recepcji prośbę „Prześlij kurierem paczkę X na adres Y”, Twoje przesyłka po chwili znajdzie się w drodze do odbiorcy? Jak już zapewne wiesz, nie jest to takie łatwe! Aby to zrobić, recepcja musi przekazać firmie kurierskiej wiele informacji dotyczących przesyłki, takich jak:

• liczba paczek,
• waga,
• rozmiar,
• kod płatnika,
• dane odbiorcy.

Ułatwcie ten proces wszystkim pracownikom i recepcji – stwórzcie w emplo wniosek Zamówienie kuriera. Przed przekazaniem przesyłki do recepcji wypełniajcie wszystkie potrzebne pola i przesyłajcie gotowy wniosek. Nie traćcie już czasu na dodatkowe rozmowy i maile, w których omawialiście szczegóły wysyłki.

Zobacz, jak przeniesienie firmowych procesów do wersji online sprawdziło się w firmie Antal.

Rezerwacje biletów i noclegów

Wasi pracownicy często przebywają w delegacjach? Recepcja pomaga im w rezerwacji transportu i noclegu? Zminimalizujcie liczbę błędów, które mogą pojawić przy organizacji wyjazdów i usprawnijcie pracę biura.

Przed delegacją pracownicy mogą wypełnić odpowiedni wniosek, np. o zakup biletu PKP. Ustalcie w firmie, jakie informacje chcecie zamieszczać we wniosku, np.: 

• miasto, do którego się wybierają,
• datę i godzinę odjazdu pociągu,
• klasę podróży,
• cenę biletu.

Wypełniony wniosek może trafić do przełożonego z prośbą o akceptację. Zaakceptowany zostanie przesłany do recepcji, która bez problemu zajmie się zakupem biletu zgodnie ze wszystkimi informacjami, które otrzymała.

Zamawianie materiałów biurowych

Recepcja często odpowiada też za zamawianie artykułów biurowych. Również w tym przypadku doskonale sprawdzą się wnioski emplo.

We wniosku możecie zaznaczyć, które artykuły chcecie otrzymać. Jeśli zamawiacie materiały np. raz na kwartał, recepcja może w określonym momencie wysłać do wszystkich pracowników prośbę o wypełnienie wniosku w wyznaczonym terminie. Pracownicy wybiorą z listy potrzebne artykuły i ich liczbę.

Za pomocą prostej ankiety w emplo recepcja może też sprawdzić, czy pracownicy są zadowoleni z jakości zamawianych artykułów lub czy chcą zamawiać innego rodzaju asortyment.

Pomoc w organizacji spotkań

Rezerwacja sali, rzutnika, przygotowanie napojów i przekąsek… Przed spotkaniem trzeba zadbać o kilka spraw organizacyjnych. Często pomaga w tym recepcja. Niestety podczas rozmowy lub w przesłanej wiadomości możecie zapomnieć ją poinformować, że w sali potrzebujecie np. kolorowych markerów lub laserowego wskaźnika. Niektóre prośby mogą też umknąć uwadze recepcji. W konsekwencji na spotkaniu brakuje ważnych materiałów, a zamiast rozpocząć merytoryczną rozmowę z gościem, biegniecie do kuchni po szklanki i wodę.

Aby organizacja spotkania przebiegła bez problemu i nie sprawiła niemiłych niespodzianek, polecamy wykorzystanie wniosków emplo.

Przed spotkaniem możecie przesłać do recepcji wniosek, w którym zaznaczycie:

• którą salę chcecie zarezerwować,
• w jakim terminie odbędzie się spotkanie,
• ile osób będzie w nim uczestniczyć,
• jakich dodatkowych materiałów i urządzeń potrzebujecie na spotkaniu, np. rzutnika, flipcharta, notesów, gadżetów dla gości,
• o jakie napoje lub przekąski prosicie.

Gotowy wniosek prześlijcie do recepcji, która z łatwością pomoże Wam w organizacji spotkania.

Bycie na bieżąco

Pracownik recepcji, tak jak każda osoba zatrudniona w danej firmie, powinien być dobrze poinformowany o bieżących firmowych wydarzeniach i sprawach pracowniczych. Niestety tego typu wiadomości, które często są wysyłane mailowo, mogą pozostać niezauważone w powodzi maili związanych z bieżącą pracą recepcji. W konsekwencji pracownicy recepcji nie wiedzą, co dzieje się w ich firmie – to znacznie utrudnia realizowanie codziennych zadań.

Dzięki emplo każdy pracownik może w dowolnym czasie zapoznać się z firmowymi aktualnościami. W wolnej chwili pracownicy prześledzą zamieszczone w emplo wiadomości i przeczytają tylko te, które ich dotyczą lub interesują. Będą dobrze poinformowani i nie stracą czasu na czytanie informacji, które niepotrzebnie trafiają do wszystkich pracowników.

Kilka prostych rozwiązań, które można wprowadzić dzięki emplo, z całą pewnością pomoże lepiej organizować pracę recepcji i usprawnić pracę biura. Uporządkowanie podstawowych procesów na pewno wpłynie na efektywność całej organizacji. Dzięki emplo nie tylko pracownicy recepcji będą sprawniej realizować swoje zadania – także osoby korzystające z ich pomocy nie będą musiały tracić czasu na wielokrotny kontakt z recepcją, aby załatwić jedną prostą sprawę.

Sprawdź, jak możesz usprawnić pracę biura z platformą emplo. Zobacz bezpłatne demo >>