Większość osób pewnie zgodzi się z nieco banalną tezą, że dobrze jest gromadzić wiedzę. Jednocześnie prawie wszyscy mamy doświadczenie z czymś, co miało być świetnym remedium na zbieranie doświadczeń, a okazało się mało aktualnym pożeraczem czasu. Jak przejść przez budowanie bazy możliwie efektywnie?
- Najpierw potrzeby, potem rozwiązania – uzgodnij do czego będzie służyć baza wiedzy i jakie informacje są faktycznie ważne. Stwórz kluczowe obszary wiedzy.
- Zidentyfikuj odbiorców – jasno określ kto ma być adresatem poszczególnych obszarów wiedzy, sposób zawierania w nich informacji powinien być dostosowany do czytelników.
- Nadaj kategorie – w każdym obszarze wiedzy przygotuj spis potrzebnych kategorii i tematów, ułóż je w logiczny i prosty sposób.
- Nie wszystko na raz – ustal jakie informacje są najważniejsze i co jest najbardziej potrzebne w danym momencie. Od tego zacznij i dokładaj poszczególne obszary wiedzy po kawałku.
- Bądź realistą – czy, jeżeli coś zmienia się co tydzień, to powinno być w bazie wiedzy? Czy jesteście w stanie tak często aktualizować dokumenty? Czy do prowadzenia bieżących wymian informacji nie będzie lepsze załączanie aktualnych dokumentów w grupie?
- Znajdź osoby z największą wiedzą – zastanów się kto mógłby mieć największe doświadczenie w danym obszarze wiedzy oraz jakie informacje warto uzyskać.
- Znajdź redaktorów – warto pamiętać, że osoby które wiedzą nie zawsze są tymi, które umieją przekazać to w formie pisemnej. Poszukaj osoby, które mogłyby zgromadzić i uporządkować wiedzę posiadaną przez innych. (Na marginesie, to może być świetne doświadczenie rozwojowe dla pracowników z niewielkim stażem).
- Zrób szablon – ustal co powinno znajdować się w dokumencie zamieszczanym w bazie wiedzy, jak powinien wyglądać nowo napisany materiał. Napisz jeden przykładowy dokument. Zadbaj o to, by wszyscy redaktorzy dostali od Ciebie jasne wytyczne.
- Zadbaj o przejrzystą formę – ustal czcionki, nagłówki, zrób system tagów i spisy treści, które pozwolą na szybkie poruszanie się w bazie. To pozwoli na zachowanie spójności pomiędzy poszczególnymi obszarami.
- Dbaj o prostotę – sprawdź, czy to co zostało napisane będzie czytelne z perspektywy innych osób np. czy nowy pracownik zrozumie ten dokument bez konieczności pytania innych o szczegóły?
- Zadbaj o atrakcyjność – emplo daje szansę zamieszczania w artykule grafik, filmików, dołączania zdjęć. Wykorzystaj te elementy, a czytelnicy chętniej będą wracać po więcej informacji.
- Trzymajcie się faktów – w bazie wiedzy im więcej konkretów, a mniej przysłowiowego „lania wody”, tym efektywniej. Czasem jeden schemat czy ikonografika zastąpi dwie strony tekstu.
- Wyznacz drogę do publikacji – zdecyduj, czy teksty do bazy wiedzy mają być sprawdzane i jeśli tak to przez kogo.
- Ustal cykl życia – każdy artykuł ma swoją „datę przydatności do spożycia”. Ustal kto będzie pilnował aktualności danego obszaru wiedzy i co jaki czas będzie dokonywał stosownych poprawek.
- Na koniec najważniejsze: nie panikuj oraz nigdy nie trać z oczu czytelników.