W styczniu 2015 roku emplo zostało wdrożone w Benefit Systems SA – zatrudniającej 550 pracowników firmie działającej na rynku pozapłacowych świadczeń pracowniczych. Dzięki pomysłowej kampanii wewnętrznej nowe narzędzie zostało natychmiast zaakceptowane przez pracowników, co przełożyło się na bardzo wysokie wskaźniki ich aktywności w nowym intranecie. O wyzwaniach komunikacji w firmie i szczegółach wdrożenia emplo rozmawiamy z Rafałem Mikołajczykiem, Kierownikiem ds. Komunikacji Wewnętrznej w Benefit Systems.
Od czego zaczęły się zmiany w Benefit Systems?
Rafał Mikołajczyk: Punktem wyjścia był nieefektywny system elektronicznej komunikacji wewnętrznej. Stary intranet nie spełniał swoich funkcji – pracownicy nie czerpali z niego aktywnie informacji, a jedynym motywatorem do skorzystania z systemu było złożenie wniosku urlopowego. W statystykach intranetu hulał wiatr, a najbardziej aktywni byli… administratorzy platformy. Dodatkowym utrudnieniem był brak osoby lub zespołu dedykowanego do zarządzania komunikacją wewnętrzną w firmie.
Co było dla Was najistotniejsze przy wyborze nowego narzędzia do komunikacji wewnętrznej?
RM: Szczególnie istotne z punktu widzenia organizacji były funkcjonalności do bieżącej komunikacji wewnętrznej oraz te służące do zbierania i rozpowszechniania wiedzy o firmie – traktowanej, jako kapitał Benefit Systems. Zależało nam na zaangażowaniu pracowników we współtworzenie komunikacji firmy. Ale jednocześnie nie chcieliśmy rozdrabniać się na wiele narzędzi – szukaliśmy systemu, który pozwoli usprawnić i unowocześnić komunikację oraz zapewni bogate funkcjonalności z obszaru zarządzania zasobami ludzkimi, które będą odpowiadały na potrzeby HR. Zdecydowaliśmy się na emplo właśnie ze względu na integrację obu tych – bardzo istotnych dla nas – obszarów.
Od razu wiedzieliście, że nowy system zadziała?
RM: Byliśmy świadomi, że samo uruchomienie nowego narzędzia nie wystarczy. Zdecydowaliśmy się na przeprowadzenie kampanii promocyjnej emplo opartej na korzyściach dla pracowników płynących z tej platformy.
Zdecydowaliście się nietypową kampanię teaserową, angażującą pracowników działu odpowiedzialnego za wdrożenie. Jak wyglądała kampania?
RM: Miesiąc przed startem uruchomiliśmy kampanię teaserową w formie plakatów z atrakcyjnymi zdjęciami pracowników działu marketingu i PR oraz chwytliwymi hasłami nawiązującymi do funkcjonalności emplo (jak urlopy, prosta komunikacja czy grupy zainteresowań). Sesję do kampanii wykonaliśmy własnymi środkami, a stylizacja każdego zdjęcia miała oddawać charakter, pasję lub hobby modela. Pracownicy myśleli, że to promocja jakiegoś nowego produktu.
Aż nadszedł dzień zero, w którym pracownicy dowiedzieli się o emplo. Jakimi narzędziami zachęciliście ich do skorzystania z platformy?
RM: W dniu startu emplo na zdjęciach z kampanią promocyjną pojawiły się naklejki rozwiewające wszelkie wątpliwości. Przygotowaliśmy również filmiki instruktażowe dla naszych pracowników, które zamieściliśmy na specjalnym landing page funkcjonującym od pierwszego dnia emplo na adresie starego intranetu. Do tego doszły animacje wideo na ekranach TV w biurach i informacje e-mailowe rozesłane do pracowników.
Co istotne, już na kilka tygodni przed wdrożeniem rozpoczęliśmy równolegle do ówczesnych kanałów publikowanie treści w strefie Aktualności emplo – dzięki temu narzędzie było „żywe” od samego początku, a pracownicy angażowali się w nie od pierwszych minut.
Czy udało się przekonać pracowników do korzystania z nowego systemu?
RM: Tak – i świadczą o tym liczby. W ciągu 3 pierwszych dni do emplo zalogowało się ponad 80% pracowników, a średni czas korzystania z systemu w ciągu pierwszego miesiąca wyniósł 10 min. 15 sek. Po 3 miesiącach od wdrożenia statystyki używalności utrzymują się na podobnych lub wyższych poziomach. Ludzie mówią o emplo, komentują, piszą, lajkują, zaczynają swój dzień pracy od wizyty na emplo. Powstają nowe grupy społeczne (obecnie jest ich już ponad 20), pracownicy przyjmują zaproszenia na wydarzenia zakładane na emplo. System absolutnie żyje i sprawdza się znakomicie!
Jak z perspektywy czasu oceniasz efekty wprowadzenia emplo do Waszej firmy?
RM: Wdrożenie emplo miało ogromny wpływ na zmianę kultury komunikacyjnej w firmie, z komunikacji typu „push” przeszliśmy bez większych problemów na komunikację typu „pull”. W tej chwili praktycznie cała komunikacja wewnętrzna odbywa się przez emplo, ogromnie rzadko jakiekolwiek e-maile są wysyłane do całego zespołu. Naszym wyzwaniem teraz jest nie spocząć na laurach i utrzymać satysfakcję pracowników na wysokim poziomie odkrywając przed nimi nowe możliwości tego super narzędzia.
Dziękujemy za rozmowę!