Zarządzaj danymi pracowników zgodnie z wymogami Rozporządzenia o Ochronie Danych.

Od 25 maja 2018 r. wszystkie organizacje będą zobowiązane do stosowania nowych wymogów UE w zakresie ochrony danych osobowych określonych w Ogólnym Rozporządzeniu o Ochronie Danych Osobowych (RODO).

RODO wpłynie bezpośrednio na obowiązki firm jako pracodawców związane z przetwarzaniem danych pracowników.

Poniżej znajdziesz informacje zarówno o zmianach już wprowadzonych, jak i tych, które wdrożone zostaną do momentu wejścia w życie Rozporządzenia Ogólnego o Ochronie Danych Osobowych.

Ogranicz dostęp do danych byłego pracownika

Wymóg RODO #1:

Pracodawca ma obowiązek ograniczyć dostęp do danych osobowych byłego pracownika.

Rozwiązanie wdrożone na platformie emplo:

W isntniejącej już opcji dezaktywacji konta byłego pracownika, która ukrywa z widoku publicznego kartę pracownika z danymi kontaktowymi i informacją o miejscu w strukturze firmy wprowadziliśmy dodatkową funkcję ukrywania zdjęcia pracownika.

Po dezaktywowaniu konta byłego pracownika dostęp do jego karty mają jedynie osoby z najwyższym uprawnieniem administratora.

Ograniczenie dostępu do danych pracownika nie wpływa na:

  • dostęp do utrwalonych efektów pracy tego pracownika, mających w emplo postać m.in. wpisów i komentarzy, widocznych nadal pod nazwiskiem dla wszystkich pracowników;
  • dostęp do innych danych pracownika jak wyniki ocen okresowych, ocen kompetencji czy statusy realizacji celów, do których mają dostęp osoby z odpowiednio wysokim uprawnieniem w systemie.

Usuwaj dane pracownika, które nie są już wykorzystywane

Wymóg RODO #2:

Pracodawca ma obowiązek usunięcia danych byłych pracowników, które nie są już wykorzystywane i pracodawca nie ma odpowiedniej podstawy do ich dalszego przetwarzania (np. przepis prawa nie przewiduje konieczności przechowywania takich danych po zakończeniu stosunku pracy).

Rozwiązanie na platformie emplo:

W systemie pojawi się przycisk “anonimizuj dane” na karcie pracownika, którego profil został uprzednio zdezaktywowany. Usunięcie obejmie dane osobowe pracownika zgromadzone w systemie i jest nieodwracalne.

Pozostałe dane pracownika wykraczające poza dane osobowe, jak m.in. wyniki ocen okresowych czy ocen kompetencji, mogą zostać usunięte ręcznie przez administratora systemu po stronie firmy.

Udostępniaj pracownikowi na życzenie wszystkie informacje, jakie gromadzisz o nim w systemie

Wymóg RODO #3:

Pracodawca ma obowiązek zapewnić każdemu pracownikowi, na jego życzenie, dostęp do danych osobowych, które gromadzi na jego temat.

Rozwiązanie na platformie emplo:

Z poziomu karty pracownika w emplo każdy pracownik będzie mógł pobrać swój indywidualny raport gromadzący następujące informacje:

  • zawartość zakładki „Informacje osobowe” z profilu pracownika, zawierającej m.in. szczegółowe dane kontaktowe i osobowe, datę urodzenia, treści pól własnych (zależnie od wypełnionych przez pracodawcę treści);
  • sekcję „Inne informacje”, gromadzącą linki do pozostałych części profilu pracownika;
  • listę załączników znajdujących się na karcie pracownika.

Kontroluj dostęp do danych pracowników

Wymóg RODO #4:

Pracodawca ma obowiązek zapewnić odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych osobowych wszystkich pracowników i kontrolę dostępu do tych danych.

Rozwiązanie na platformie emplo:

emplo udostępni dwa typy narzędzi do kontroli dostępów do danych pracowników:

  1. Systemowo zdefiniowane poziomy uprawnień – każdy pracownik firmy, która wdrożyła emplo, ma przypisany do swojego profilu odpowiedni poziom uprawnień, definiujący m.in. zakres widocznych danych innych pracowników.
  2. Możliwość nadania tymczasowego dostępu do systemu tzw. użytkownikowi technicznemu, czyli przedstawicielowi działu obsługi klienta spółki Emplo sp z o.o.

Administrator emplo po stronie firmy może w każdej chwili pobrać listę logowań na konto użytkownika technicznego z datą oraz imieniem i nazwiskiem osoby, która na to konto się logowała.

Pobierz odpowiednie zgody od wszystkich pracowników

Wymóg RODO #5:

Przetwarzanie określonych danych osobowych pracowników może wymagać pobrania od nich zgody (np. zgody na przetwarzanie wizerunku) przez pracodawcę.

Rozwiązanie na platformie emplo:

emplo wprowadzi nową funkcjonalność, zapewniającą klientom możliwość pobierania dowolnych zgód od pracowników bezpośrednio z poziomu platformy.

Administrator systemu będzie miał możliwość dodania w dowolnym momencie własnych zgód oraz zdefiniowania, której grupy pracowników one dotyczą. Pracownik, który musi wyrazić określone zgody, po zalogowaniu do emplo zobaczy pop-up z treścią zgód oraz polami do zaznaczenia.

emplo będzie pozwalało wygenerować raport dotyczący konkretnej zgody.

 

 

Leave A Comment
*
*