Bezpieczna i wygodna digitalizacja
dokumentacji pracowniczej
Moduł E-Teczka
Przenieś zarządzanie dokumentacją pracowniczą na emplo. Zyskaj jeszcze
większą kontrolę nad procesami kadrowymi dzięki cyfryzacji i automatyzacji.
Dlaczego warto wdrożyć e-Teczkę?
Postaw na rozwiązanie, które upraszcza codzienność działu HR i zwiększa bezpieczeństwo organizacji.
Dzięki e-Teczce w Emplo:
- oszczędzasz czas – dokumenty zawsze pod ręką, bez segregatorów i papierowych archiwów
- masz porządek i kontrolę – pełna widoczność historii działań i automatyczny audyt
- działasz zgodnie z przepisami – struktura akt osobowych zgodna z rozporządzeniem MRPiPS
- dbasz o bezpieczeństwo danych – dostęp tylko dla uprawnionych osób, zabezpieczony logowaniem
- pracujesz nowocześnie – wszystko online, w jednym systemie, z dowolnego miejsca i urządzenia
Nowoczesna cyfrowa dokumentacja
Wygoda zarządzania dokumentacją
Buduj przejrzystą strukturę akt osobowych i dokumentów kadrowych w Twojej organizacji.
Twórz elastyczne obszary dopasowane do struktury Twojej organizacji – działów, spółek czy zespołów – i gromadź wszystkie dokumenty w jednym, uporządkowanym miejscu.
Od umów i zaświadczeń po protokoły i wnioski – każdy plik znajdzie swoje miejsce w cyfrowych aktach osobowych.
Konfiguracja zajmuje tylko kilka minut, a dzięki wbudowanej Bibliotece typów dokumentów cały proces jest szybki, intuicyjny i gotowy do działania od razu po
wdrożeniu.
Indywidualna e-Teczka pracownika i prosta praca z dokumentami
Uporządkowane dane to klucz do sukcesu!
Każdy pracownik ma własną e-Teczkę, w której zgromadzisz wszystkie dokumenty — od rekrutacji po zakończenie współpracy (części A–E), zgodnie z rozporządzeniem MRPiPS.
Możesz także tworzyć katalogi dopasowane do specyfiki firmy, dzięki czemu struktura dokumentacji idealnie odzwierciedla Twoją organizację.
Wgrywaj pliki w formie elektronicznej lub jako cyfrowe odwzorowania dokumentów papierowych.
System automatycznie zapisuje datę dokumentu i sugeruje właściwy katalog, pomagając utrzymać porządek i spójność danych.
Dodatkowo zdecyduj, które typy dokumentów chcesz udostępniać pracownikom — np. umowy, zaświadczenia czy certyfikaty.
Intuicyjny wykaz z wyszukiwarką i filtrami dat sprawia, że każdy znajdzie potrzebne dokumenty w kilka sekund.
Pełna historia działań
Audyt wszystkich operacji
Z e-Teczką masz pewność, że nic nie umknie Twojej uwadze. System automatycznie rejestruje każdą operację – od dodania dokumentu i edycji jego danych, aż po archiwizację całych obszarów.
- Zakładka Audyt zapewnia pełny wgląd w historię działań w module:
Dokumentacja – prezentuje wszystkie operacje wykonane bezpośrednio na dokumentach i katalogach, takie jak dodanie, edycja, przeniesienie czy usunięcie pliku. - Konfiguracja – rejestruje zmiany w ustawieniach systemowych: tworzenie i edycję typów dokumentów, importy z biblioteki, archiwizację i przywracanie obszarów oraz aktualizacje uprawnień użytkowników.
Dzięki temu zawsze wiesz, kto, kiedy i co zrobił – a Twoja dokumentacja pozostaje w pełni zgodna z przepisami i gotowa na każdy audyt.
e-Teczka to digitalizacja, która realnie działa – prosto, szybko i bezpiecznie
Zyskaj pełną kontrolę nad dokumentacją pracowniczą i odmień sposób, w jaki Twój zespół zarządza informacjami kadrowymi.
Utwórz obszary e-Teczek
Każdy obszar to osobna przestrzeń do zarządzania dokumentacją pracowników. Dzięki temu możesz łatwo kontrolować dostęp i zachować porządek w strukturze firmy.
Skonfiguruj typy dokumentów
Określ, jakie dokumenty będą przechowywane w e-Teczce. Możesz dodać własne typy lub skorzystać z gotowej biblioteki emplo. Dzięki temu zachowasz spójność i szybciej odnajdziesz potrzebne informacje.
Dodaj e-Teczki
Przypisz każdemu pracownikowi jego indywidualną e-Teczkę. W jednym miejscu znajdą się wszystkie dokumenty dotyczące zatrudnienia – od rekrutacji, przez przebieg pracy, aż po zakończenie współpracy.
Wgraj dokumenty
Wgrywaj dokumenty elektroniczne lub ich cyfrowe odwzorowania. System automatycznie zapisuje każdą operację w dzienniku audytu, dzięki czemu masz pełną historię zmian. Od teraz wszystkie dane są uporządkowane i bezpieczne.
Buduj nowoczesne środowisko HR z Emplo
Cyfryzacja dokumentacji to dopiero początek. Dzięki kolejnym modułom Emplo możesz zautomatyzować jeszcze więcej procesów kadrowych.
Wnioski firmowe i formularze
Przenieś obieg dokumentów do środowiska cyfrowego i zapomnij o papierowych formularzach. Twórz, wysyłaj i akceptuj wnioski w kilka chwil — bez zbędnych maili i kolejek do podpisu.
» Rozubudowane ścieżki akceptacji.
» Powiadomienia o statusie wniosku w czasie rzeczywistym.
» Pełna historia decyzji i komentarzy w jednym miejscu.
Onboarding
Zadbaj o profesjonalne wprowadzenie nowych pracowników już od pierwszego dnia. Automatyzuj proces wdrożenia i zapewnij spójne doświadczenie w całej organizacji.
» Listy zadań onboardingowych dopasowana do stanowiska.
» Automatyczne powiadomienia.
» Dostęp do kluczowych dokumentów i materiałów powitalnych.
Zgody i potwierdzenia
Zarządzaj zgodami, oświadczeniami i potwierdzeniami w jednym miejscu. Zadbaj o transparentność, zgodność z przepisami i pewność, że każdy pracownik zapoznał się z ważnymi dokumentami.
» Rejestr wszystkich zgód z datą i statusem potwierdzenia.
» Automatyczne przypomnienia dla pracowników.
» Raporty i wersjonowanie dokumentów bez utraty poprzednich wersji.
