15 podpowiedzi, jak stworzyć użyteczną bazę wiedzy
Zawsze urzekał mnie wyjątkowy status, jaki mają w firmach produkcyjnych osoby starsze, wybierające się na emeryturę. Doświadczeni majstrowie, operatorzy maszyn, elektrycy,… traktowani są z największą atencją. Usłyszałam kiedyś od inżyniera z młodego pokolenia, że nie zawsze komunikacja z tymi osobami jest najprostsza, ale są to chodzące skarbnice wiedzy.
Trzeba się od nich nauczyć jak najwięcej, zanim zabiorą swoje doświadczenie na emeryturę. Mądrość opierająca się na wielości różnych sytuacji, przetrwaniu awarii, zrobieniu błędów szczególnie mocno uwidacznia się właśnie tam, gdzie wytwarzane są konkretne, materialne dobra.
A wszędzie indziej? No cóż, wydaje się, że im mniej materii tym łatwiej przegapić brak przepływu informacji, złe rozstrzygnięcia i zwyczajny brak orientacji w temacie.
Większość osób pewnie zgodzi się z nieco banalną tezą, że dobrze jest gromadzić wiedzę. Jednocześnie prawie wszyscy mamy doświadczenie z czymś, co miało być świetnym remedium na zbieranie doświadczeń, a okazało się mało aktualnym pożeraczem czasu. Jak przejść przez budowanie bazy możliwie efektywnie?
Oto 15 podpowiedzi, które mogą uczynić budowanie bazy wiedzy łatwiejszym:
- Najpierw potrzeby, potem rozwiązania – uzgodnij, do czego będzie służyć baza wiedzy i jakie informacje są faktycznie ważne.
- Zidentyfikuj odbiorców – jasno określ, kto ma być adresatem bazy wiedzy – sposób zawierania w niej informacji powinien być dostosowany do czytelników.
- Nadaj kategorie – przygotuj spis potrzebnych kategorii i tematów, ułóż je w logiczny i prosty sposób.
- Nie wszystko na raz – ustal, jakie informacje są najważniejsze i co jest najbardziej potrzebne w danym momencie. Od tego zacznij i dokładaj poszczególne obszary wiedzy po kawałku.
- Bądź realistą – czy jeżeli coś zmienia się co tydzień, to powinno być w bazie wiedzy? Czy jesteście w stanie tak często aktualizować dokumenty? Czy do prowadzenia bieżących wymian informacji nie będzie lepsze inne narzędzie?
- Wybierz system – zweryfikuj dotychczas używane narzędzia do przechowywania wiedzy, sprawdź, czy są one dostępne dla wszystkich użytkowników i wystarczająco elastyczne by sprostać Waszym potrzebom.
- Znajdź „majstrów” – zastanów się kto mógłby mieć największe doświadczenie w danym obszarze wiedzy oraz jakie informacje warto uzyskać.
- Znajdź redaktorów – warto pamiętać, że osoby, które wiedzą, nie zawsze są tymi, które umieją przekazać to w formie pisemnej. Poszukaj osób, które mogłyby zgromadzić i uporządkować wiedzę posiadaną przez innych. (Na marginesie, to może być świetne doświadczenie rozwojowe dla pracowników z niewielkim stażem).
- Zrób szablon – ustal, co powinno znajdować się w dokumencie zamieszczanym w bazie wiedzy, jak powinien wyglądać nowo napisany materiał. Napisz jeden przykładowy dokument. Zadbaj o to, by wszyscy redaktorzy dostali od Ciebie jasne wytyczne.
- Zadbaj o przejrzystą formę – ustal czcionki, nagłówki, zrób system tagów i spisy treści, które pozwolą na szybkie poruszanie się w bazie. To pozwoli na zachowanie spójności pomiędzy poszczególnymi obszarami.
- Dbaj o prostotę – sprawdź, czy to co zostało napisane, będzie czytelne z perspektywy innych osób, np. czy nowy pracownik zrozumie ten dokument bez konieczności pytania innych o szczegóły.
- Trzymajcie się faktów – w bazie wiedzy im więcej konkretów, a mniej przysłowiowego „lania wody,” tym efektywniej. Czasem jeden schemat czy ikonografika zastąpi dwie strony tekstu.
- Wyznacz drogę do publikacji – zdecyduj, czy teksty do bazy wiedzy mają być sprawdzane i jeśli tak to przez kogo.
- Ustal cykl życia – każdy artykuł ma swoją „datę przydatności do spożycia” – ustal, kto będzie pilnował aktualności danego obszaru wiedzy i co jaki czas będzie dokonywał stosownych poprawek.
- Na koniec najważniejsze: nie panikuj oraz nigdy nie trać z oczu czytelników.
Czy wiesz, że w emplo możesz tworzyć rozbudowane bazy wiedzy i udostępniać je wybranym pracownikom – także poprzez aplikację mobilną?
