Digitalizacja firmowych procesów w firmie Antal
Dziesiątki maili dziennie. Stosy drukowanych i skanowanych dokumentów. Chaos informacyjny. To niestety rzeczywistość wielu polskich firm. Czas dogonić pracowników, którzy na co dzień żyją w cyfrowym świecie. Tak zrobił to Antal, który za pomocą emplo zdigitalizował firmowe procesy.
Profil firmy
Antal zajmuje się rekrutacją, a także consultingiem HR i employer brandingiem. Firmie zależy na tworzeniu miejsca pracy przyjaznego pracownikom.
Większość osób zatrudnionych w Antal to osoby młode (głównie dwudziesto- i trzydziestokilkuletnie), które poza pracą aktywnie korzystają z nowoczesnych technologii ułatwiających im wymianę informacji i realizację codziennych zadań.
Wyzwanie
Antal przeprowadził badanie opinii pracowniczej. Okazało się, że według pracowników komunikacja i procedury administracyjne (m.in. składanie wniosków) prowadzone w formie papierowej i oparte na wymianie maili są mało komfortowe i zabierają im zdecydowanie za dużo czasu.
Oczekiwania wobec emplo
Naszemu klientowi zależało na sprawnym i efektywnym przeniesieniu firmowych procedur do strefy online, aby dostosować tryb pracy do potrzeb pracowników.
Dzięki digitalizacji firmowych procesów pracownicy powinni:
Digitalizacja firmowych procesów
Wymiana firmowej wiedzy
Obecnie firmowa komunikacja jest prowadzona w sposób, do jakiego są przyzwyczajone osoby korzystające z portali społecznościowych, np. z Facebooka.
Funkcjonalność aktualności służy do komunikacji ogólnofirmowej.
- Ważne komunikaty są zebrane w jednym miejscu na firmowej „tablicy” widocznej na głównej stronie emplo – pracownicy mogą w każdej chwili przeczytać wybrane wpisy.
- Możliwość komentowania informacji bardzo ożywiła firmową dyskusję i zwiększyła przepływ wiedzy.
- O każdej ważnej wiadomości pracownicy dowiadują się dzięki automatycznym powiadomieniom – są zawsze na bieżąco ze wszystkim, co dzieje się w firmie.
Wymiana bardziej szczegółowych informacji odbywa się w utworzonych grupach dyskusyjnych.
a) grupy firmowe
W tych grupach omawiane są zagadnienia związane z bieżącą pracą. Każdy zespół w firmie ma założoną oddzielną grupę, w której pracownicy dyskutują m.in. o aktualnie prowadzonych projektach oraz zamieszczają przydatne pliki (np. prezentacje i raporty).
b) grupy społecznościowe
Pracownicy zakładają w emplo grupy poświęcone interesującym ich tematom.
Przykładowe grupy w Antal:
CSR – pracownicy wymieniają się informacjami o akcjach charytatywnych, do których chcą dołączyć;
Podróże – pracownicy opisują w niej miejsca, które warto odwiedzić.
Ankiety
Do pozyskiwania wiedzy od współpracowników Antal wykorzystuje m.in. ankiety emplo. Każdy pracownik może utworzyć własną ankietę lub wziąć udział w tej, do której został zaproszony i odpowiedzieć na pytania np. menedżerów lub współpracowników.
Przykład: dział marketingu przygotował ankietę, w której poprosił o przykłady niestandardowych benefitów. Odpowiedzi udzieliła prawie 1/3 firmy. Po zakończeniu ankiety i pobraniu automatycznego raportu dział marketingu przygotował artykuł oparty na informacjach pracowników.
Dwuletnie statystyki:
Obieg firmowych wniosków
Antal wprowadził obieg wniosków w wersji online. Teraz za pomocą kilku kliknięć pracownicy składają m.in. wniosek urlopowy, związany z delegacją i zamawiają sprzęt IT. Nie tracą już czasu na drukowanie, wypełnianie, skanowanie i mailowe przesyłanie dokumentu. Pracownicy oszczędzają mnóstwo czasu, a firma pieniądze przeznaczane wcześniej m.in. na papier do drukarki.
Organizacja szkoleń
Pracownicy Antal uczestniczą m.in. w licznych szkoleniach. W emplo mogą sprawdzić listę zaplanowanych firmowych wydarzeń, zapoznać się z ich opisami, sprawdzić lokalizację na mapie i listę zapisanych współpracowników. Mogą również dołączyć do wybranych wydarzeń, zaakceptować lub odrzucić zaproszenie, a wszystko trwa tylko kilka chwil.
Dwuletnie statystyki:
Narzędzia takie jak emplo są dedykowane firmom otwartym na nowości, którym zależy na komforcie pracowników i wysokim poziomie komunikacji. W Antal emplo zdecydowanie się sprawdziło. Przeniesienie licznych procedur do wersji online znacznie usprawniło procesy będące dotąd administracyjną zmorą pracowników. Dyskusje prowadzone w czasie rzeczywistym, natychmiastowa możliwość reakcji i dzielenia się wiedzą sprawiły, że komunikacja w Antal żyje, integruje i zwiększa zaangażowanie pracowników.
Anna Piotrowska-Banasiak,
Development Director w Antal
Ty też chcesz dostosować miejsce pracy do potrzeb pracowników i poprawić ich efektywność? Chętnie Ci w tym pomożemy!
Dominika Bareja-Muzyczuk
Specjalista ds. content marketingu