Dlaczego nikt nie lubi spotkań wewnętrznych i co z tym zrobić
Typowe bolączki spotkań
Niezależnie od tego, jak bardzo lubimy rozmawiać z kolegami z pracy, spotkania w większości uważamy za przeszkodę w wykonaniu zadań, za które jesteśmy rozliczani. Zgodnie z badaniami, 75 proc. pracowników podczas zebrań zajmuje się inną pracą, a 91 proc. odpływa myślami do innych spraw (według innej ankiety 8 proc. wolałoby leczyć kanałowo zęby, byle uniknąć spotkań). Przyczyną niechęci są wcześniejsze złe doświadczenia, związane z:
- brakiem agendy i celu zebrania,
- zbyt dużą liczbą uczestników i brakiem zaangażowania,
- brakiem kontroli czasu,
- brakiem wyniku (ostatecznym dowodem, że zmarnowaliśmy czas).
Skoro nie da się ich zakazać, jak temu zaradzić?
Wciąż poszukiwane są rozwiązania poprawiające efektywność spotkań, a do najbardziej popularnych należą:
1. PEŁNA DOBROWOLNOŚĆ UDZIAŁU
Jest to jedno z założeń modelu ROWE i praktyczne wdrożenie zasady „nieobecni nie mają głosu”. Dobrowolność spotkań zwiększa dynamikę pracy, ale też daje informację zwrotną prowadzącemu: jeżeli nikt nie pojawia się na jego statusach, albo są one całkowicie zbędne, albo wymagają reorganizacji, by były ważne dla osób, które powinny w nich uczestniczyć.
2. SKRÓCENIE PLANOWANEGO CZASU
Większość ustaleń z powodzeniem można zrobić w 30 lub nawet 15 minut – odmierzanych stoperem, bez żadnych wymówek. Kluczem jest punktualność: nie czekamy na spóźnialskich, nie przedłużamy spotkania ponad to, co zaplanowane. Szanujemy swój czas.
3. OPROGRAMOWANIE WSPIERAJĄCE PRACĘ W ZESPOŁACH
Tzw. „social collaboration software” nie tylko umożliwia bieżącą komunikację, zarówno w rozumieniu grup dyskusyjnych, mikroblogów, jak i korespondencji z wybranymi uczestnikami, lecz także wspiera zarządzanie wiedzą w projekcie, dzięki opcji udostępniania dokumentów i śledzenia zmian wprowadzanych przez inne osoby. Dodatkowo umożliwia delegowanie zadań i weryfikację statusu ich wykonania – spotkania stają się zbędne.
4. SPOTKANIA NA STOJĄCO
Jak donosi Social Psychological and Personality Science, uczestnicy stojących spotkań są bardziej zaangażowani i mniej zachowawczy w porównaniu z osobami, które siedzą. Zebrania na stojąco sprzyjają wymianie informacji i skróceniu czasu ich trwania nawet o 34%. Kolejny etap to spotkania chodzone…
5. WSPÓLNE WYJŚCIE ZAMIAST SPOTKANIA
Jeżeli celem zebrania jest integracja zespołu i zapoznanie nowych pracowników, zmuszanie do tego w czasie pracy jest barbarzyństwem. Lepiej skrócić czas spotkań formalnych, a w ramach integracji wyjść całym zespołem na lunch lub spotkać się w barze po pracy – efekt ten sam, a o ile większa suma szczęścia!
Zbiorowa odpowiedzialność
Obowiązkiem prowadzącego spotkanie jest zaplanowanie agendy i kontrolowanie dyskusji, ale wszyscy powinni czuć się odpowiedzialni za trzymanie się pewnych zasad – przez szacunek dla swojego czasu i znaczenia wypracowanych rozwiązań. Dobre spotkania przynoszą dobre rezultaty, a gdy uczestnicy pracują na wspólny cel, są potem bardziej zadowoleni z wyniku.
Zatem do roboty. Dość bezsensownych spotkań!