Jak sprawić, aby komunikacja w środowisku pracy była bardziej angażująca?

„W komunikacji chodzi o przekazywanie informacji z jednego mózgu do drugiego”. Gdyby to było takie proste… Każdy komunikuje się w inny sposób, a uniwersalna komunikacja nie istnieje. Ma to również zastosowanie w przypadku komunikacji wewnątrz organizacji. Co zrobić, aby komunikacja w pracy była angażująca?

Sposób, w jaki komunikujemy się między sobą, zależy od wieku, środowisk kulturowych, tego, czy jesteśmy introwertyczni czy ekstrawertyczni itd. Różnimy się również pod względem tego, jak przetwarzamy informacje. Niektórzy z nas np. lepiej przyswajają komunikaty wizualne.

W rzeczywistości 65% z nas jest wzrokowcami, reszta natomiast woli słowo pisane.

Dlaczego właściwie o tym wspominam? Bo sposób, w jaki przetwarzamy informacje, ma też wpływ na to, jak je odbieramy. Komunikacja w miejscu pracy powinna mieć charakter interaktywny; to proces dwukierunkowy. Powinna opierać się na dialogu, nie na monologach. Skuteczna komunikacja w miejscy pracy to komunikacja angażująca, w przeciwnym razie jest jak mówienie do ściany, co jest niezbyt miłe.

Prawda jest taka, że sposób, w jaki organizacja prowadzi komunikację (wewnętrzną i zewnętrzną), może zdecydować o jej sukcesie lub porażce.

Jak sprawić, aby komunikacja w Twoim miejscu pracy była bardziej angażująca?

Poniżej przedstawiam kilka wskazówek:

1. Korzystaj z takich narzędzi komunikacyjnych, jakich Ty i Twoi pracownicy faktycznie chcecie używać.

Komunikacja w pracy nie zawsze będzie prowadzona bezpośrednio. Coraz więcej firm wdraża platformy współpracy społecznościowej, które mają sprawić, że komunikacja będzie bardziej interaktywna, a wymiana informacji łatwiejsza. Dzięki nim łatwiej jest również nawiązywać kontakt z pracownikami pracującymi zdalnie.

Dlaczego? Bo są skuteczne, a pracownicy je lubią. Z badania przeprowadzonego przez uSamp Research wynika, że 95% ankietowanych pracowników woli korzystać z narzędzi komunikacyjnych, niż chodzić na spotkania.

Co więcej, 44% pracowników jest za tym, aby narzędzia komunikacyjne były szerzej stosowane.

Pamiętajmy, że nie każdy czuje się komfortowo, wyrażając swoje opinie w bezpośrednim kontakcie, co oznacza, że możemy stracić cenne uwagi niektórych pracowników tylko dlatego, że nie chcą mówić niektórych rzeczy na głos. Zapewniając swoim pracownikom dostęp do platformy, gdzie będą mogli swobodnie i otwarcie wymieniać się opiniami i pomysłami, zyskamy wiele cennych spostrzeżeń.

2. Słuchaj, nie oceniaj.

Czy wiesz, dlaczego niektórzy pracownicy milczą? Często nie ma to nic wspólnego z tym, że nie mają nic ciekawego do powiedzenia. Po prostu boją się, że zostaną ocenieni przez to, że mają odmienne zdanie. W rzeczywistości część pracowników woli nie zabierać głosu, bo boi się konsekwencji. To naprawdę poważny problem!

Ten strach uniemożliwia Tobie i Twojej organizacji uzyskanie cennych informacji, które mogłyby zostać wykorzystane w celu dokonania usprawnień. Komunikacja będzie miała charakter interaktywny tylko wtedy, gdy będzie otwarta i gdy ludzie będą mogli głośno mówić o tym, o czym myślą.

3. Nie używaj poczty elektronicznej do przekazywania istotnych informacji.

Jeśli zdarzyło Ci się przekazywać istotne informacje za pośrednictwem poczty elektronicznej, to najwyraźniej nie były one aż tak istotne. Każdy pracownik otrzymuje średnio 121 e-maili dziennie; jakie są szanse na to, że Twój e-mail „zaginie” w ich skrzynce? Dość wysokie…

Co więcej, jeśli wysyłasz wiadomość do wszystkich osób w organizacji, rzadko kiedy otrzymasz odpowiedź.

Zamiast tego, opublikuj swoją wiadomość w firmowym intranecie (jeśli takowy posiadasz), aby każdy zainteresowany mógł dodać komentarz, zadać pytanie czy „polubić” komentarz innej osoby, pod warunkiem oczywiście, że Twój intranet jest wystarczająco dobry, żeby mieć opcję „lajkowania”.

Jeśli jednak nie posiadasz firmowej sieci społecznościowej, zorganizuj szybkie spotkanie, tak aby Twoi koledzy z zespołu mogli zadać pytania na miejscu; będziesz też w stanie od razu ocenić ich reakcje.

4. Spraw, żeby komunikacja w miejscu pracy była pozytywna!

„Jeśli nie masz niczego miłego do powiedzenia, lepiej nie mów nic”.

To stwierdzenie może wydawać się nieco ekstremalne, bo jednak często nie jesteśmy w stanie uniknąć negatywnych komunikatów. Ogólnie rzecz biorąc, im bardziej pozytywne będą informacje, jakie przekazujesz, tym więcej zaangażowania otrzymasz.

Często ludzie nie wiedzą, jak mają zareagować na negatywne komunikaty, dlatego postaraj się, aby Twoje działania komunikacyjne były w miarę możliwości pozytywne!

5. Używaj języka zrozumiałego dla wszystkich.

Czy zdarzyło Ci się kiedykolwiek czytać artykuł przez dłuższą chwilę, a później nie wiedzieć, o czym był? Mnie się to zdarza często!

To, co mówisz i jak to mówisz, ma znaczenie.

Postaraj się używać języka, który będzie zrozumiały dla wszystkich, i unikaj niepotrzebnego żargonu branżowego. Pewność, że pracownicy są w stanie zrozumieć to, co chcesz im przekazać, ma kluczowe znaczenie dla uzyskania odpowiedzi innej niż tylko uśmiech i przytakiwanie.

Mam nadzieję, że ten artykuł będzie dla Ciebie pomocny. Jeśli nie znalazłeś jeszcze odpowiedniego narzędzia do komunikacji wewnętrznej, zdecydowanie powinieneś wypróbować emplo. Twoi pracownicy będą zachwyceni, a Ty razem z nimi!