Praca zdalna - zmiany w kodeksie pracy 7 kwietnia 2023
Od 7 kwietnia 2023 roku w życie wchodzą zmiany w kodeksie pracy, które regulują kwestie pracy zdalnej. To pierwsze tak poważne zmiany w prawie od rozpowszechnienia tego systemu pracy podczas pandemii COVID-19. Co zmienia ustawa? Jakie nowe obowiązki ciążą na pracodawcy, a jakie na pracowniku? Jak przygotować się na zmiany w kodeksie pracy?
Praca zdalna, od kiedy obowiązują zmiany w kodeksie pracy?
Zgodnie z dokumentami podpisanymi 1 grudnia 2022 roku, zmiany w kodeksie pracy regulujące m.i.n. pracę zdalną – obowiązują od 7 kwietnia 2023 roku. Oznacza to, że od tego dnia pracodawcy muszą stosować się do nowych wytycznych.
Praca zdalna – zmiany w kodeksie pracy 2023
Nowelizacja kodeksu pracy definiuje wiele dotąd nieokreślonych kwestii, takie jak: sposoby kontroli pracowników w czasie pracy zdalnej, zasady pracy zdalnej na żądanie, zasady wykonywania pracy zdalnej, sytuacja, w których pracodawca nie może odmówić pracownikowi pracy zdalnej, czy zależność między typem zawartej umowy, a możliwością wykonywania pracy zdalnej.
Sprawdźmy zatem szczegóły zmian w kodeksie pracy.
Zasady wykonywania pracy zdalnej
Aktualizacja kodeksu pracy w 2023 roku definiuje zasady pracy zdalnej. Określa, że pracować poza siedzibą firmy można w wymiarze całkowitym lub częściowym (praca hybrydowa). Miejsce wykonywania pracy musi jednak każdorazowo zostać zgłoszone pracodawcy. Dodatkowo, pracownik musi być w zasięgu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, tzn. mieć zasięg lub dostęp do internetu.
W praktyce oznacza to, że pracownik każdorazowo zmieniając miejsce wykonywania pracy, jak np. przejście z mieszkania do kawiarni – powinien o tym informować przełożonego.
Praca zdalna może odbywać się na podstawie porozumienia pomiędzy pracownikiem, a pracodawcą lub na podstawie określonego wcześniej regulaminu firmy.
W przypadku, gdy u pracodawcy nie będzie obowiązywało porozumienie ani regulamin pracy zdalnej – będzie ona mogła zostać zastosowana na wniosek zainteresowanego pracownika.
Kiedy pracodawca nie może odmówić pracownikowi pracy zdalnej?
Pracodawca w niektórych przypadkach, nie ma prawa odmówić pracownikowi pracy zdalnej. O jakich sytuacjach mówimy?
- kiedy pracownica jest w udokumentowanej ciąży,
- rodzicowi wychowującemu dziecko do 4 roku życia,
- gdy pracownik sprawuje opiekę nad członkiem najbliższej rodziny z orzeczeniem o niepełnosprawności pozostającym we wspólnym gospodarstwie domowym.
- rodzicowi wychowującemu dziecko z orzeczeniem o niepełnosprawności,
- rodzicowi dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka.
Oczywiście, pracodawca ma prawo odmówić wykonywanie pracy zdalnej nawet w powyższych przypadkach, jeśli wykonanie pracy w sposób zdalnej nie jest możliwe. Czyli np. kasjer w sklepie nie może pracować zdalnie 🤷♀️
Praca zdalna na żądanie – zmiany w kodeksie pracy
Nowością w kodeksie pracy obowiązującym od 7 kwietnia 2023 jest wprowadzenie pracy zdalnej na żądanie. Przepis ten w praktyce umożliwia wykorzystanie aż 24 dni w ciągu roku na pracę zdalną przez każdego pracownika, który może wykonywać swoją pracę poza siedzibą firmy. Wystarczy, że złoży on stosowny wniosek, a pracodawca go zaakceptuje.
Praca zdalna na żądanie, to przywilej pracownika w związku z czym dotyczy on wyłącznie potrzeb pracownika, co w praktyce oznacza, że ma on prawo wziąć pracę zdalną na żądanie np. w sytuacji, gdy nie może zostawić swojego pupila samego w domu i pracodawcy nic do tego.
Praca zdalna – obowiązki pracodawcy
Nowelizacja kodeksu pracy nakłada na pracodawców nowe obowiązki w związku ze zmianami dotyczącymi pracy zdalnej. O jakich obowiązkach mowa?
- pracodawca zobowiązany jest zapewnić pracownikowi pracującemu zdalnie, wszystkie niezbędne materiały i narzędzia do pracy,
- serwis i konserwację urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania pracy,
- pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych (Internet, ewentualnie abonament telefoniczny),
- pokryć inne koszty bezpośrednie powstałe na skutek wykonywania pracy zdalnej,
- przeszkolić pracownika z pracy zdalnej,
- ustalić wysokość ekwiwalentu pieniężnego za wykorzystanie prywatnych zasobów pracownika do celów związanych z pracą (np. prywatny laptop).
Co ważne, ekwiwalent nie będzie stanowić dla pracownika przychodu – jest to szczególnie istotne przy rozliczeniach podatkowych.
Kontrola pracownika podczas pracy zdalnej
Nowelizacja kodeksu pracy umożliwia pracodawcy dokonanie kontroli pracownika podczas pracy zdalnej jeśli uprzednio zasady takowej kontroli będą opisane w regulaminie firmy lub na podstawie porozumienia zawartego z pracownikiem.
Kontroli podlegać może m.in. przestrzeganie procedur danych osobowych, czy przestrzeganie zasad BHP.
Co ważne, kontrola pracodawcy może zostać przeprowadza w prywatnym mieszkaniu pracownika, jeśli uprzednio zgłosi to miejsce jako miejsce wykonywania pracy.
Jak powinna wyglądać kontrola pracy zdalnej? Pracodawca powinien przeprowadzić kontrolę w porozumieniu z pracownikiem oraz nie naruszać prywatności pracownika oraz pozostałych domowników.
Jeśli pracodawca wykryje uchybienia od regulaminu, to ma prawo wezwać pracownika do wprowadzenia zmian i usunięcia uchybień lub wycofania zezwolenia na pracę zdalną z tego miejsca.
Pracodawca ma również prawo do kontroli trzeźwości pracownika w ten sam sposób, podczas wizyty kontrolnej w miejscu pracy zdalnej.
Czy pracodawca może nakazać pracownikom pracę zdalną?
Pracodawca w szczególnych przypadkach ma prawo nakazać przejście na prace zdalną pracownikom, którzy mogą w ten sposób wykonywać swoją pracę. O jakich sytuacjach mowa w kodeksie pracy?
- stanu nadzwyczajnego,
- stanu zagrożenia epidemicznego,
- stanu epidemii,
- w okresie trzech miesięcy po ich odwołaniu.
Podsumowanie
Zmian dotyczących pracy zdalnej, które wchodzą w życie 7 kwietnia 2023 roku jest sporo, jednak często już dziś są one standardem w wielu firmach pracujących częściowo lub całościowo w biurze. Przepisy nie narzucają na pracodawców kosztownych zmian, a jedynie zmianę niektórych procesów. Dobrze jest więc pomyśleć o narzędziach, które ułatwiają zarządzanie pracownikami. Jednym z najlepszych narzędzi na rynku tego typu jest emplo.
Zarządzaj procesami z swojej firmie z emplo. Zobacz, jak wspólnie możemy osiągnąć sukces.