Precz z mailami!
Czy komunikacja w pracy nie może być tak samo łatwa?
Otóż może: zgodnie z raportem McKinsey coraz więcej firm stosuje właśnie narzędzia społecznościowe w komunikacji i korespondencji wewnętrznej. Korzyści trudno przecenić: szybszy dostęp do wiedzy (deklaruje tak 74 proc. badanych) i do wewnętrznych ekspertów (51 proc.), obniżenie kosztów związanych z komunikacją i kosztów operacyjnych (58 proc.), wzrost wydajności pracy, a w efekcie wzrost satysfakcji pracowników (40 proc.). I bodaj najpotężniejszym źródłem wartości w tych przedsiębiorstwach było wyeliminowanie konwencjonalnych e-maili.
IBM: im więcej komunikacji w kanałach otwartych, tym jest ona szybsza
Na przykład Luis Suarez, słynny „e-mail-less man” z IBM, twierdzi, że dzięki wykorzystaniu narzędzi społecznościowych zmniejszył ruch w swojej skrzynce o 98%, jednocześnie wzmacniając interakcje między współpracownikami i transfer wiedzy w firmie. Zaczął od tego, że postanowił na każdy otrzymany e-mail odpowiadać wyłącznie poprzez wewnętrzną platformę społecznościową. Jego założenie, że im więcej komunikacji będzie toczyć się w otwartych kanałach, tym mniej czasu sam spędzi na komunikowaniu okazało się bardziej niż słuszne: odpowiedzi na pytania skierowane do Suareza często udzielały inne osoby, i to zanim on sam zdążyłby je przeczytać. Z czasem więc coraz więcej pracowników IBM przenosiło swoją komunikację do firmowego Intranetu 2.0.
Atos: ban na maile!
Inną firmą, która świadomie dąży do wyeliminowania poczty elektronicznej, jest Atos działający w branży usług informatycznych. W 2011 r. pracownicy otrzymywali dziennie średnio 100 wiadomości e-mail, z czego jedynie 15 proc. uznawali za użyteczne. Dodatkowo mniej więcej ¼ swojego czasu poświęcali na wyszukiwanie informacji. Przeniesienie komunikacji na platformę społecznościową miało więc przyspieszyć wymianę informacji i poprawić czytelność wątków, ułatwiając wyszukiwanie poprzez słowa kluczowe. A już w pierwszym tygodniu po ogłoszeniu tej decyzji liczba maili wewnętrznych spadła o 20 proc.
Wespół w zespół w społecznościach
Media społecznościowe w naszym prywatnym życiu stały się naturalnym elementem codzienności, przyspieszając przepływ informacji i zwiększając wzajemne zaangażowanie, praktycznie eliminując komunikację mailową. Podobne korzyści mogą odczuć firmy, ale jest to możliwe tylko w środowisku, które naturalnie promuje współpracę i dzielenie się wiedzą. Na szczęście coraz więcej przedsiębiorstw dostrzega związek między budowaniem kultury organizacyjnej opartej na społeczności pracowników, a ich zaangażowaniem.