Trzy klucze firmowej społeczności

Zdarza się, że narzędzie komunikacji wewnętrznej jest wdrażane tylko dlatego, że różne fajne funkcjonalności oczarowały osoby decyzyjne, ale pracownicy nadal komunikują się mailowo, bo tak się przyzwyczaili i to wydaje im się bardziej wiarygodne. Świadome „zaplatanie” sieci jest bodaj najważniejszym elementem wdrożenia nowoczesnych narzędzi komunikacji w firmie.

Infrastruktura dla interakcji

Z pozoru intranet 2.0 to system informatyczny jak inne: ERP (do planowania zasobów) czy CRM (wspomaganie zarządzania kontaktami z klientami). Tymczasem jednak zasadnicza różnica polega na tym, że nie stanowi on gotowego systemu rozwiązań, ale przede wszystkim wspiera interakcje, zapewniając infrastrukturę do kontaktów między ludźmi. Podobnie jak w przypadku sieci telefonicznej: im więcej osób ma telefon, tym staje się on bardziej przydatny jako narzędzie, tak i przydatność społecznościowego intranetu jest tym większa, im więcej ludzi z niego korzysta. Owszem, przekłada się to na różne funkcje biznesowe, ale nie ma jednoznacznego odbicia w pozycjach bilansu.

Kluczowe elementy wdrożenia

W początkowym etapie wdrożenia wartość nowego narzędzia komunikacji będzie niska, ze względu właśnie na niewielką liczbę użytkowników i brak „efektu sieci”. Z tego względu bardzo ważny jest właściwy dobór pierwszych angażowanych osób, które pociągną za sobą kolejne i zbudują społeczność. Tacy „ambasadorzy zmiany” powinni być dobierani według klucza zasięgu własnej sieci kontaktów i wpływu w firmie oraz pozytywnego nastawienia do samego narzędzia (to nie będzie się pokrywać z pozycją w firmie).

Po drugie – warto dobrze wykorzystać okres pilotażowy. Przy niewielkiej liczbie użytkowników łatwiej zidentyfikować schematy komunikacji i rodzaje interakcji, które od razu funkcjonują dobrze, oraz te, które będą wymagały wsparcia, gdy zaangażuje się więcej osób. Dodatkowo uczestnicy pierwszej fazy mogą wnieść swoje uwagi np. do struktury narzędzia, co umożliwia modyfikację zanim byłaby ona zbyt trudna do wprowadzenia.

A na koniec należy pamiętać, że budowanie społeczności nie dzieje się samo z siebie. Przydaje się nie tylko określenie wytycznych czy celu jej wdrożenia, lecz czytelne powinny być także reguły oznaczania postów i zasady współpracy w ramach zespołów. Dobrym pomysłem jest więc wskazanie opiekuna społeczności, którego rolą będzie łączenie ludzi z różnych poziomów organizacji w interakcje wokół wspólnego tematu, podtrzymywanie aktywności członków i – w istocie – pielęgnowanie sieci.

Wdrożenie społecznościowego intranetu obejmuje szeroki zakres działań, związanych nie tylko z dostarczeniem i uruchomieniem samego narzędzia. Warto pamiętać, że chociaż zapewnia on infrastrukturę, która wspiera istniejące procesy i relacje, to nie jest „lekiem na całe zło”. Jeżeli w firmie nie ma kultury współpracy, to mechaniczne wdrożenie nowego systemu z pewnością nie rozwiąże tego problemu.