Usprawnij podróże z emplo

Potrzeby naszego klienta

Jedna z firm, która korzysta z emplo, zatrudnia blisko 90 pracowników – prawie 60% z nich odbywa regularne podróże służbowe. Przy tak dużej skali wyjazdów firma zdecydowała się na poszukiwanie systemu, który:

• ułatwi proces planowania delegacji i zmniejszy liczbę błędów związanych m.in. z rezerwacją biletów i noclegów,
• pozwoli przełożonym na bieżąco kontrolować koszty podróży pracowników,
• pomoże w łatwy sposób sprawdzać statystyki wszystkich nieobecności,
• umożliwi weryfikację, czy czas spędzony przez pracownika poza biurem przekłada się na realizację celów biznesowych.

Szybko okazało się, że właściwym rozwiązaniem jest emplo.

Firmowe podróże przed wdrożeniem emplo

Dużo maili, dużo telefonów, sporo błędów i niedomówień – tak można podsumować cały proces.

1. Chaos w recepcji

Przed wyjazdem pracownicy wybierali dogodny dla siebie środek transportu i hotel. Następnie mailowo lub telefonicznie przekazywali prośbę o rezerwację do recepcji. Pracownicy recepcji musieli często dopytywać o szczegóły wyjazdu:

• Z jakim bagażem będziesz podróżować?
• O której godzinie chcesz wystartować?
• Czy zarezerwować nocleg ze śniadaniem?

Organizowanie kilkudziesięciu wyjazdów służbowych w miesiącu nie było łatwym zadaniem – zebranie wszystkich informacji potrzebnych do dokonania rezerwacji zajmowało recepcjonistkom dużo czasu.

Ostatecznie zdarzało się, że pracownik nie był do końca zadowolony z dokonanej rezerwacji i twierdził, że ustalenia przed wyjazdem były inne. Bardzo trudno było sprawdzić, co finalnie obie strony uzgodniły przed zarezerwowaniem hotelu i transportu (decyzje często zapadały podczas rozmów telefonicznych i mailowo, niełatwo było odnaleźć wszystkie wiadomości, w których przy okazji rezerwacji omawiano zupełnie inne tematy).

2. Menedżer bez informacji

Proces nie wyglądał też dobrze z perspektywy przełożonych. Pracownicy informowali ich o delegacji mailowo. Czasami menedżer odczytywał powiadomienie o nieobecności pracownika, gdy ten był już w drodze do innego miasta lub kraju.

Ponieważ przełożeni nie byli włączeni w proces akceptacji i rezerwacji wyjazdów, nie kontrolowali na bieżąco związanych z nimi kosztów. Zdarzało się, że po weryfikacji wydatków menedżerowie zgłaszali uwagi do pracowników recepcji dotyczące m.in. zbyt wysokich cen rezerwowanych biletów. Recepcjonistki chciały z kolei sprostać wszystkim wymaganiom pracowników.

Ten proces zdecydowanie wymagał usprawnienia!

Delegacje z emplo

Firma uporządkowała zarządzanie służbowymi podróżami, korzystając z dwóch funkcjonalności emplo – wnioski i nieobecności.

1. Prośba o akceptację

Obecnie każdy pracownik, który planuje delegację, musi wypełnić w emplo odpowiedni elektroniczny wniosek – np. o zakup biletu PKP, biletu lotniczego czy rezerwację noclegu. We wniosku zaznacza obligatoryjne dane, dotyczące np. rodzaju bagażu, z którym będzie podróżował, i wpisuje dodatkowe informacje, m.in. numer wybranego lotu i cenę biletów (emplo pozwala zbudować nieograniczoną liczbę wniosków z dowolną zawartością – w zależności od potrzeb firmy).

Następnie wniosek trafia do przełożonego, który może go zaakceptować lub odrzucić, co znacznie zwiększyło kontrolę nad koszami podróży.

Dwukrotnie zdarzyło mi się odrzucić wniosek o zakup biletu lotniczego. Raz koleżanka chciała polecieć z Warszawy do Katowic. Sam przelot w obie strony nie był drogi, ale aby dojechać i wrócić od klienta, trzeba zamówić dodatkowo taksówkę na długi kurs. Ponieważ sklep klienta znajduje się niedaleko stacji PKP, wybranie pociągu okazało się lepszym rozwiązaniem ze względu na koszty i czas – zdradza jedna z menedżerek.

Jak zauważa, dzięki temu, że wnioski trafiają w pierwszej kolejności do przełożonego, pracownicy uczą się racjonalniej planować swoje podróże i zwracają większą uwagę na wszystkie dodatkowe wydatki.

2. Porządek w recepcji

Zaakceptowany wniosek trafia do pracowników recepcji, którzy dokonują rezerwacji zgodnie z podanymi informacjami. Nie muszą już tracić czasu na dopytywanie się o szczegóły podróży – wszystkie potrzebne dane są zebrane w jednym miejscu. Mogą je wydrukować i zająć się organizacją transportu i noclegu w dogodnym momencie.

Jeśli ktokolwiek w firmie zgłasza uwagi dotyczące rezerwacji, w każdej chwili można szybko prześledzić całą ścieżkę, jaką przeszedł wniosek. Za pomocą kilku kliknięć można sprawdzić, czy na którymś etapie organizacji wyjazdu ktoś popełnił błąd – czy pracownik wpisał poprawne dane, czy przełożony powinien zaakceptować wniosek, czy pracownicy recepcji dokonali rezerwacji zgodnie ze wszystkimi danymi.